Сушкевич Ольга

Время — деньги. Но не все сотрудники это знают, в связи с чем тратят много времени на задачи, которые можно упростить. Эксперт по автоматизации бизнес-процессов в UnitedTeam Ольга Сушкевич рассказывает, как перестать расходовать этот невосполнимый ресурс на пять процессов.

В современном мире время — один из наиболее ценных ресурсов. Каждая минута работы менеджера по продажам или директора стоит денег. И ладно бы использовались эти дорогостоящие минуты по назначению, для труда во благо компании. Не тут-то было!

Если разложить функционал среднестатистического сотрудника «на молекулы», становится очевидна грустная правда. Многие процессы, беззастенчиво пожирающие рабочий день, имеют очень низкий КПД.

Другими словами, сотрудник, сам того не желая, тратит деньги компании на бессмысленные, повторяющиеся действия минимальной полезности.

Как сэкономить время и деньги?

Автоматизация бизнес-процессов помогает сэкономить важные ресурсы и в конечном итоге ведет к увеличению прибыли. Если говорить упрощенно, сокращается время на осуществление тех или иных операций. Соответственно, бизнес экономит денежные суммы. Иногда очень существенные. К примеру, реализация имеющихся у компании складских остатков может запросто окупить стоимость только что приобретенной системы автоматизации.

Мы подготовили для вас топ-5 процессов, которые в ручном режиме расходуют ваше время и средства. Внимательно смотрим, узнаем их в лицо и безжалостно уничтожаем (читай, автоматизируем).

1. Подготовка отчетов

— А где Петров?

— Так он же эту неделю отчеты составляет!

Поиски и запросы данных во многих компаниях превращаются в настоящий квест. Попробуй выпроси все цифры у главного бухгалтера, дождись хорошего настроения или свободного окошка в плотном графике. Причем, в таком квесте вынуждены участвовать не только рядовые сотрудники, но даже директор компании. Архивные же данные зачастую остаются неучтенными — слишком трудоемкая работа по их сбору и упорядочиванию.

Составление отчетов — черная дыра, поглощающая время и силы сотрудников. А ведь эти ресурсы могли быть применены с толком.

2. Отправка рассылок и другая маркетинговая рутина

— Чем у вас занят отдел маркетинга?

— Рассылки делают, у нас клиентов много.

Легко поддаются автоматизации простые повторяющиеся процессы, которые могут выполняться без привлечения сотрудников. К ним относятся многие маркетинговые операции.

Многие программные комплексы позволяют в автоматическом режиме отправлять рассылки, рекламные сообщения, приветственные и поздравительные письма клиентам.

Причем, такие действия осуществляются регулярно и без ошибок, а не в режиме «вспомнил-забыл». Это способствует продвижению бренда и увеличению уровня продаж.

Кроме того, автоматизация нацелена на привлечение потенциальных покупателей. К примеру, подписавшись на рассылку, клиент получает предложение о сотрудничестве или информационное письмо о выгодных предложениях компании.

3. Создание шаблона заказа

— Когда вы сможете доставить товар?

— Подождите, я три дня буду только оформлять ваш заказ.

Системы автоматизации позволяют существенно ускорить такие процессы как подготовка коммерческого предложения или создание шаблона заказа. Во многих компаниях сотрудники тратят на это огромное количество времени. Им требуется получить информацию от заказчика, свериться с данными со склада, не забыть про скидку, внести все в файл, получить нужные согласования и, наконец, отправить поставщику. Иногда на все операции требуется несколько дней.

Программный комплекс ускоряет процесс в десятки раз. Используя имеющиеся данные, система предоставляет менеджеру готовый на 80 процентов шаблон заказа. Оставшиеся данные вносятся в течение 20–30 минут, исходя из текущей ситуации. Менеджер проверяет заказ и запускает его в работу.

4. Напоминания и дедлайны

— Вы, кажется, должны были о чем-то мне напомнить?

— Я утром помнил, а сейчас забыл…

Человеческая память и стикеры на мониторе — самые ненадежные способы сохранения информации. Особенно при работе с клиентами и проведении большого количества сделок. Здесь важны точность и безошибочность, которые становятся залогом доверия клиентов.

При помощи систем автоматизации руководитель может сформировать менеджерам списки задач, установить дедлайны и следить за выполнением. Более того, «красные флажки» помогут отследить состояние конкретных срезов бизнеса — сигнализировать о товарных остатках на складе, кредиторской или дебиторской задолженности. Клиент не оплатил к нужной дате — у ответственного сотрудника появляется уведомление, он должен позвонить и напомнить.

5. Единая среда взаимодействия

— Кто отправил мой заказ на отгрузку? Клиент его две недели ждал!

— Так я не знал, что он твой!

Работая по старинке и осуществляя многие бизнес-процессы в ручном режиме, компания теряет время, деньги и, увы, доверие своих клиентов. Менеджеры видят лишь складские остатки, не могут отследить бронирование товара за конкретным клиентом, а значит их возможности проконтролировать заказ минимальны. Отсюда недовольство клиентов: две недели ждал товар, а в итоге не получил.

Единая автоматизированная среда взаимодействия между руководством, менеджерами, складом и клиентами позволяет контролировать всю систему заказов в компании. Заказы резервируются за клиентами, а при необходимости осуществляется дозаказ товара. Появляется возможность сказать клиенту точное время получения заказа и безошибочно выполнить все взятые на себя обязательства.

Уже завтра ваша компания будет опережать конкурентов, которые только задумываются об автоматизации бизнеса.

Внедряйте технологии уже сегодня.