Андреев Роман

Что такое планёрка на работе знают многие. Однако репутация у этого полезного процесса обычно оставляет желать лучшего. Бесполезно, неинтересно, неинформативно — такими эпитетами часто награждают рабочие встречи с целью планирования сотрудники и руководители подразделений разных компаний.

Однако планёрка нужна. Никакие мессенджеры, корпоративные чаты и другие современные технологии не заменят живого общения. Конечно, если встреча будет краткой и по делу, а результаты использованы в работе всеми участниками. Как проводить планёрки, чтобы они были именно такими, можно узнать из этой статьи.

Зачем нужна планерка

Прежде, чем разбирать нюансы проведения планёрок, важно дать точное определение этому рабочему процессу.

Планёрка — это короткая встреча для обсуждения текущего положения дел и планирования дальнейших действий.

Самым важным словом здесь можно считать «короткая». Обычно такие собрания длятся 15-20 минут. Кончено, их длительность может доходить и до 60 минут, но всё же главное «не растекаться мыслью по древу». Если планерки в вашей компании длятся по два-три часа, их более уместно называть совещаниями.

На планерках решаются следующие задачи:

• подводятся итоги рабочего периода (дня, недели, месяца и т. п.);
• обсуждается текущее положение дел и предлагаются оперативные решения;
• обеспечивается оперативная связь между отделами крупной компании, чтобы все понимали ситуацию в целом;
• распределяются задачи и назначаются ответственные;
• выявляются проблемы и проводится мозговой штурм с целью поиска их решения;
• поощряются наиболее эффективные сотрудники.

Виды планерок

Перед проведением планерки важно определиться к какому типу она принадлежит. И уже исходя из этого планировать её регламент. Классификация достаточно сложна и осуществляется по нескольким признакам.

По времени проведения:

• ежедневная — очень короткая встреча перед началом рабочего дня, на которой проводится оперативное планирование (5-15 минут);
• еженедельная, например, во второй половине дня пятницы. Здесь подводятся итоги недели и планируется следующая. Продолжительность обычно не превышает получаса;
• ежемесячная. Поскольку она требует анализа показателей за весь месяц и подведения итогов, то продолжительность может достигать одного часа. Это более глобальная встреча, на которой обычно анализируются общие показатели деятельности компании;
• внеплановая, которая проводится «здесь и сейчас». Необходима, когда рабочая ситуация резко меняется и требуются срочные действия по её стабилизации. Длительность определяется характером проблемы.

По темам планёрки делят на:

• информационные, которые регулярно проводятся с целью донести до каждого сотрудника информацию о текущем положении дел;
• мозговой штурм, позволяющие найти решение для выявленной проблемы;
• планирование, где проходит распределение текущих задач. Важно не просто раздавать их, но и мотивировать сотрудников к выполнению, а также назначать ответственных и ставить четкие сроки;
• обучающие. Планерки можно использовать для короткого разбора определенных тем, совершенствовать ключевые навыки и т. п.

Правила проведения планерки

Эффективные планерки получаются таковыми только при следовании определенным стандартам. В противном случае выходит вариант «а поговорить», когда ни один из участников прошедшей встречи не понимает, зачем он провел на ней последние полчаса.

Важно:

• Четко установить регламент встречи и круг обсуждаемых вопросов. Всех скатывающихся в рассуждения на посторонние темы, необходимо прерывать и возвращать к сути.
• Сообщить регламент всем участникам. Каждый должен понимать, что он здесь делает.
• Избегать попыток обсудить всё «по верхам». Лучше выбрать проведение планерок длительностью до 15 минут ежедневно и посвятить время каждому вопросу отдельно, чем собрать всех в переговорной на три часа.
• Назначить куратора и строго следить за хронометражем собрания. Кстати, это может быть не только руководитель, но и кто-то из сотрудников. Так результат может получиться интереснее.
• Стремиться выслушать мнение каждого. Не допускать, чтобы на планерке ежедневно выступали с докладами те же несколько человек.
• Выбрать секретаря и вести протокол «строго по делу», избегая многостраничных опусов, которые никто не будет читать.
• После окончания встречи протокол со списком принятых решений, а также ответственными и сроками исполнения разослать всем участникам или повесить рна видном месте.

План проведения планерки

Как провести планерку зависит от того, для кого она проходит. Если это встреча сотрудников одного отдела, порядок действий будет один. Если собрались руководители смежных подразделений — совсем другой. Не стоит забывать и о специфике бизнеса. Так, невозможно себе представить, что директора строительной компании и фирмы, занимающейся организацией мероприятий, проводят планёрки одинаково.

Пример проведения планерки для продавцов магазина

Примерный план может выглядеть следующим образом:

• повестка дня и длительность собрания;
• подведение итогов отчетного периода, обсуждение выполнения/невыполнения плана продаж;
• если план не выполняется, то обсуждение мероприятий по его улучшению;
• поощрение лучших сотрудников;
• выяснение причин и предложение помощи несправляющимся;
• внедрение новых акций и другие изменения в работе магазина;
• постановка целей и задач на следующий отчетный период.

Пример проведения планерки с руководителями подразделений

Если участники работают в разных отделах компании, проведение планерки изменяется соответственно:

• повестка дня и длительность собрания;
• подведение итогов отчетного периода, основные показатели деятельности компании;
• обсуждение текущей ситуации с выступлением каждого из участников по деятельности подотчетного ему отдела;
• выявление проблем;
• поиск их решений путём координации действий нескольких отделов;
• закрепление достигнутых договоренностей и постановка задач каждому подразделению на следующий отчетный период.

В первом плане акцент делается на показателях каждого сотрудника в отдельности, во втором случае на взаимодействии всех структур компании для решения общих задач. В последнем случае больше внимания уделяется общим показателям деятельности компании.

Особенности проведения виртуальных планерок

С тем, как правильно проводить планерки, где все участники присутствуют в одной переговорной, всё понятно. Но почти в каждой организации присутствует необходимость общения с представительствами в других городах, а иногда и странах, или есть сотрудники, работающие удалённо. То есть быть в одном офисе физически все участники просто не могут. Отменить проведение планерок? Ни в коем случае.

В случае виртуального взаимодействия регулярные планерки ещё более важны, так как для координации действий усилий требуется больше. Для проведения планерки руководителем можно использовать Skype или аналогичные программы.

• обеспечить устойчивое интернет-соединение всем участникам, возможно потребуется большая скорость трафика и т. п. Подключаться всем лучше за 15 минут до начала, чтобы проверить все технические моменты.
• при возникновении неполадок оптимально отложить или перенести на другой день проведение планерки, а не пытаться всем отделом разобрать, что хочет сказать участник с проблемной стороны. Конечно, если это позволяет уровень срочности решаемой задачи;
• использовать визуальные материалы. Они помогут сделать обсуждаемый вопрос более наглядным и избавят от необходимости наблюдать за лицами других участников через веб-камеру, что может быстро наскучить;
• Поощрять активность слушателей. Например, проводить голосования по обсуждаемым вопросам. Это нужно, чтобы постоянно держать аудиторию «в тонусе».
• поддерживать ещё более жесткий хронометраж «встречи». Вынужденные слушать бесконечные монологи с экрана слушатели быстро переключают своё внимание на другое.

Чем больше участников в виртуальной встрече, тем более скрупулезной организации она требует

Как проверить эффективность собрания

Главный вопрос не в том, как проводить планёрки, а в том, как убедиться, что они достигают своей цели. В этом можно ориентироваться на следующие признаки:

• задачи четко расставляются, исполнители знают сроки их выполнения;
• к следующей планерке они выполняются, а не остаются бесполезными строками в протоколе;
• сотрудники проявляются активность и участвуют в обсуждениях, планерка — не монолог руководителя или сольные партии нескольких главных действующих лиц;
• встречи укладываются в заданный хронометраж и все запланированные темы удаётся обсудить;
• протоколы рассылаются всем участникам и их действительно читают (простой тест — включите в него какую-либо значимую информацию, которая не обсуждалась на совещании, и посмотрите как быстро в офисе узнают об этом).

Чтобы измерить эффективность, можно обратиться к самим сотрудникам. Например, предложить им ответить на вопрос «Как проводить планерки в нашем офисе, чтобы они стали более продуктивными?». Так можно получить много новых идей.

Причины неэффективности планерок

У каждой компании они свои, и всё же можно выделить несколько фаворитов:

• «Чай, кофе, опоздаем». Если из десяти приглашенных участников, вовремя на месте только семь, а половина всех присутствующих каждые десять минут перемещается к кофе-машине за очередной порцией напитка, об эффективности можно забыть. Необходимо ввести запрет на нецелевое передвижение по кабинету во время планерки, а также мотивировать всех приходить вовремя.
• «Что я здесь делаю?» Практика отправлять приглашения на планёрку всем сотрудникам отдела в корне неверна. В зависимости от планируемой повестки дня, список присутствующих нужно формировать индивидуально. Каждому приглашенному следует предоставить темы, чтобы все понимали, для чего они присутствуют на встрече.
• «О чем это я говорил…» Если руководитель определяет повестку уже по ходу встречи, эффективности ждать не приходится. Отклонений от заявленных тем быть не должно.
• «Помедленнее, пожалуйста. Я записываю». Итогом длинной планерки становится многостраничный протокол. Этот документ бесполезен, потому что читать его никто не будет. Соответственно, все принятые на собрании решения останутся в нём и благополучно канут в Лету уже к следующей встрече.

Если на планерках ваши сотрудники выглядят так, пора что-то менять

Как увеличить пользу планерки

Вопрос «Как проводить планёрки более эффективно?» можно решать бесконечно. В этом процессе всегда есть место улучшениям.

Попробуйте взять на вооружение следующие техники:

• Обсуждайте позитивно. Не стоит распекать подчиненных, которые третью неделю подряд срывают план продаж. Лучше провести мозговой штурм на тему «как исправить ситуацию» и, возможно, они же предложат интересные решения;
• Не штрафы, а бонусы. Можно бесконечно штрафовать отсутствующих за пропуски и опоздания, а можно премировать того, кто не пропустил ни одной планёрки и всегда приходил вовремя. Это может послужить хорошей мотивацией.
• Хронометраж. Если укладываться в выделенный промежуток времени у большинства ораторов не получается, попробуйте обрывать их по его истечению и переходить к следующему вопросу. Со временем все станут говорить лаконично. Однако, важно чтобы это правило касалось и руководителя.
• Стоя лучше. Хотите чтобы пятиминутная встреча в начале рабочего дня действительно была таковой? Долой посиделки в переговорной! Во многих компаниях такие планерки проводят стоя. В таком положении меньше соблазна сбиться с темы, да и для здоровья офисных работников полезно.
• Частота определяется положением дел. Проводить ежедневную планерку потому, что «так положено», не стоит. Такой вариант подойдёт компаниям, где ситуация очень быстро меняется или в напряженные периоды, когда необходима оперативная реакция на происходящие события. Если этого нет, одного или двух раз в неделю вполне достаточно.
• Спасибо. Не забудьте поблагодарить всех участников встречи за плодотворную работу. Может показаться, что это формальность, но на самом деле искренняя благодарность важна.