Вы знали, что существует язык делового письма?

Вы  задавали себе вопрос: Почему большая часть Ваших писем попадает в спам или остается без ответа?

Ответ прост, при составление делового письма Вы совершаете ряд ошибок, нарушая основные правила написания делового письма. Давайте не будем РАЗБИРАТЬ их, а посмотрим как примерно должно выглядеть Ваше деловое письмо.

ЗАГОЛОВОК

Деловое письмо должно содержать заголовок. Который кратко и в броской форме    раскрывает содержание письма. Даже если, на него не обратят внимание сразу. Бывали случаи, проходило какое-то время и получатель вспоминал заголовок и  находил письмо по нему.

ВСТУПЛЕНИЕ

Отличное впечатление производит деловое письмо в котором сразу после приветствия будет содержаться  вступление-комплимент. Обычно говориться мы рады приветствовать известную фирму или большой честью для нас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Желательно выразить надежду на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество.

ТЕКСТ ПИСЬМА

Негативным моментом служит добавление в текст делового письма, так сказать словесный мусор, излишняя вежливость (например: Будьте так добры, прочтите письмо, пожалуйста) ,(Вам это нужно, не так ли?), (мы все рады приветствовать Вас)) Такие письма оцениваются как не заслуживающие большого доверия, не компетентные, менее убедительные. Следовательно, избегайте слов-паразитов и общих фраз.

Не употребляйте фразы указания типа "Если Вас заинтересовало  предложение, то Вам следует связаться по телефону". Во первых Вы наталкиваете на мысль, что Ваше предложение может не заинтересовать. Во вторых указываете, что им надо делать. Лучше написать: Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону..." По крайне мере настраивает на позитивный вариант.

Есть совершенные глаголы, которые говорят о реальных результатах (разработали, создали, увеличили и т.п.) И глаголы неопределенности (производим, выполняем, участвуем) которые дают представление о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию успеха и произведет лучше впечатление о Вас.

ФИРМЕННЫЙ БЛАНК

Подчеркивает солидность фирмы. Бланк это также набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон и т.д.

Мы рассмотрели несколько основных моментов при написании делового письма. Когда я начал это использовать, процент читаемости и ответа на мой письма вырос до 60%. Что не могло повлиять на Увеличения продаж и реальных клиентов.