Лира Александр

Вы можете наторговать на миллионы, но в конце месяца поставщики, коммунальщики и подчиненные обязательно попросят заплатить по счетам. Все ваши доходы вмиг испарятся. Александр Лира советует, как нехитрыми способами сократить расходы на персонал, аренду, расходные материалы и электроэнергию в розничной торговле.

«Следите за своими расходами больше, чем за своими конкурентами» Сэм Уолтон

Нет ничего проще, чем зарабатывать в розничной торговле. Достаточно  обеспечивать высокий уровень валового дохода при минимальных затратах и это обеспечит вам прогнозируемый результат.  Собственники и менеджеры разрабатывают стратегии повышения лояльности покупателей, придумывают акции по продвижению товара в сети, распродажи и скидки, призы для покупателей. К сожалению затратам зачастую не уделяется столько внимания. А ведь все что с таким трудом сформировалось в доходную часть, может быть просто поглощено вашими расходами. 

Я предлагаю классифицировать статьи затрат розничного предприятия, и рассмотреть  существующие приемы снижения затрат. Итак, приступим..

Российское законодательство позволяет вам сокращать численность персонала и его заработную плату. Очень важно принятием решения провести глубокий анализ по цепочке формирования ценности для определения какие должности возможно сократить полностью, на каких уменьшить численность персонала. Сокращение персонала всегда связано с появлением негативного настроения в коллективе. Но есть способы не просто избежать появления негатива, но и повысить мотивацию персонала после проведения сокращения. Не секрет что многие сотрудники «проводят время» на работе, а многие используют свое служебное положение для краж. Позвольте вашему руководителю торгового подразделения подготовить проект штатного расписания с целью сократить общие затраты на ФОТ путем сокращения лишних штатных единиц, но оставшуюся часть так распределить   между сотрудниками, чтобы произошло увеличение окладной части и мотивационной части. Ведь после сокращения, уменьшения числа сотрудников, оставшимся пройдется работать с большей отдачей. И многие их них готовы и могут, а исключение из коллектива лодырей и просто бесполезных людей позволит им зарабатывать больше.

Розничная торговля — это бизнес с минимально возможной нормой прибыли, в котором каждый рубль, сэкономленный на издержках, имеет значение… «Элитариум» ЦДО

Договоры аренды заключались в те времена, когда рыночные условия говорили нам: бери, или завтра здесь будет твой конкурент. Когда коммерческие банки заходили на уже занятые розничными магазинами площади, просто предлагая уровень арендной платы значительно выше,  чем мог заплатить собственник розничного бизнеса. Сегодня ситуация изменилась координально. Площади многих объектов коммерческой недвижимости освободились. Банки закрыли нерентабельные филиалы, многие магазины не пережили кризис. Все чаще  на грязных стеклах мы видим объявления АРЕНДА т. 7 90х ххх хххх Появилась возможность сменить занимаемые площади на более дешевые или на более выгодно расположенные. Окупаемость затрат на переезд надо считать применимо к каждому конкретному случаю. Но для того чтобы снизить затраты на аренду необязательно переезжать. Собственники коммерческой недвижимости  живут с вами рядом и тоже оценивают сегодняшнюю рыночную ситуацию.  Найти замену съехавшему арендатору сегодня не просто и не забывайте что арендодатель тоже несет серьезные затраты на эксплуатацию здания  и без дохода с площадей содержать эти площади очень накладно. А некоторые объекты коммерческой недвижимости были приобретены в ипотеку в те лучшие времена, за которую идут проценты.

Встреча и обсуждения условий с вашим арендодателем может дать вам серьезные улучшения по величине арендной ставки.  Из моей практики удавалось снизить размер арендной ставки до 40%!!! Специфика подхода по каждому договору аренды может быть разной, ведь при переговорах нужно учитывать множество факторов, но не сомневайтесь, обсуждайте все возможные условия и вы найдете приемлемый для вас компромисс.

«Мы — неэффективны. Нет! Мы чудовищно неэффективны!» Шебек С.В.

В данной статье затрат мы не будем рассматривать такие экзотические случаи, как отказ от выпуска продукции и закрытие цехов. Попробуйте пересмотреть существующие условия с вашими поставщиками, всегда есть конкуренты, которые хотят подвинуть вашего поставщика. Те производители, которые вчера работали только через дилеров, сегодня сами готовы поставлять вам напрямую и оптимизировать свой выпускаемый ассортимент и качество конечных изделий  под ваши потребности. Пора и вам обратить внимание на те материалы, которые вы привыкли использовать  в своих производственных процессах. К примеру , пленка ПВХ есть разной ширины, рассмотрите переход на более узкую, для тех участков, где это допустимо. Переход на упаковку меньшей плотности во многих случаях не повлияет на существующие продажи.  Помогите своим поставщикам, во многих случаях они с радостью готовы идти к вам на уступки, но они не знают что им делать со своими затратами, а они ложатся на стоимость конечной продукции. Проведите встречу, обсудите пути сокращения стоимости, предложите свои идеи по оптимизации их затрат. Обозначьте свою позицию в стремлении снизить стоимость, как партнерскую, если вы не получите лучших условий сегодня, то завтра возможно жизнь сложится так, что поставлять им уже будет некуда.    

Нормирование Вы можете ответить на вопрос: сколько необходимо моющего средства  для уборки вашего офиса ежедневно? А сколько необходимо стрейч пленки для упаковки одной паллеты? Сколько ее действительно необходимо, а не сколько ее можно намотать на паллету? Сколько ручек действительно нужно вашему бухгалтеру для работы, и действительно ли ей для работы так необходима ручка марки «Pilot».  А ведь все это можно измерить, посчитать и составить нормы расхода. Например:  пакеты, упаковка, этикетка, чековая лента, хозяйственный инвентарь, бумага, канцтовары, моющие средства, расходные материалы - расход всего этого можно измерить. Ведь никому не придет в голову давать ГСМ водителю на глаз, есть отраслевые нормы, справочники, в которых указано:  сколько какая марка машины потребляет бензина на 100 км зимой и летом.  Но мой вам совет: проверьте расход самостоятельно, как показывает практика, нормы в справочниках не всегда соответствуют действительности.  

Измеряйте, устанавливайте жесткие лимиты, проверяйте насколько они соответствуют практике, корректируйте и руководители ваших подразделений и работники на местах начнут задумываться:  действительно ли этот товар нужно упаковывать на вспененную подложку . Сколько фасовать в одну упаковку томатов, два или четыре?

Стандарты применения.Знают ли ваши сотрудники чем отличается  упаковка из полистирола от упаковки из полипропилена. Определено ли стандартами вашей организации какие виды товара  упаковываются в упаковку какого вида. Вот краткие справочные данные:  Изделия из полистирола под влиянием воздуха, ультрафиолетовых лучей, повышенных температур или длительного хранения перестают быть безвредными. Если изделия из полистирола начинают плавиться уже при температуре 60 √ 80 градусов, то температура плавления полипропилена - 140 - 160 градусов, что позволяет использовать его для микроволновых печей. Полистирол хорошо "контактирует" со спиртом и его растворами, выделяя опасный высокотоксичный компонент стирол, а полипропилен устойчив к спиртам, что позволяет использовать его как тару для алкогольных напитков.

Полистирол "неравнодушен" и к маслам и жирам - при контакте с ними тут же начинает выделять вредные химические вещества. Полипропилен же имеет хорошую стойкость к маслам и жирам. Полипропиленовые изделия легко отличить, они не ломаются, а только мнутся и имеют пометку "РР".

Но, тем не менее полистирол остается самым дешевым видом упаковки, просто нужно знать что в него упаковывать можно, а что нельзя. Если конечно вы действительно любите своих покупателей, а это не пустые слова в миссии вашей компании.  Создайте стандарт применения различных видов упаковки для различных видов товаров. Доведите его до сотрудников, разместите его на рабочих местах  в удобочитаемом виде.  Рассчитывайте нормы расхода с учетом стандарта применения упаковки. И тогда вы будете уверены, что никто в магазине не  будет фасовать конфеты в подложку с абсорбирующим слоем.

Унификация

Порой ассортимент упаковки используемой при фасовке настолько широк, что приходится удивляться, а как не путаются поставщики и продавцы магазина. Опрос руководителей отделов показал следующее: ассортимент сформирован на основании их личного опыта и предпочтений. Если объединить близкие по объему, характеристикам единицы упаковки это увеличит закупаемую партию, что даст возможность торговаться с поставщиком по цене , упростит приемку, учет, использование. Сократит время на все эти операции.  Унифицируйте закупаемый вами ассортимент, в сторону универсальных позиций и закрепляйте этот ассортимент в своих стандартах.

«Сэкономленный рубль- заработанный рубль»

Электроэнергия

Без электричества никуда, прошло то время когда все работало от механического привода . Помните ветряные мельницы, ах ну да…, давно это было. Но сегодня в 21 веке, когда мы еще пользуемся старыми и привычными технологиями прошедшего века, уже многое шагнуло вперед, а особенно в области энергосбережения.

Например, освещение. В этой области современным магазинам удалось продвинутся максимально вперед, не найти уже магазинов в которых применяются лампы накаливания. И уже в квартирах многие меняют дешевые и энергозатратные лампы накаливания на лампы дневного освещения,  или как их еще называют энергосберегающие. Во многих странах купить лампы накаливания вы уже не сможете так их использование запрещено на государственном уровне . Но технологии не стоят на месте и сегодня уже многие предлагают установку светодиодных светильников различной мощности.  Глобальный прорыв в сроке службы и очередное снижение энергопотребления. Стоимость в данный момент светодиодных светильников достаточна высока, но эти затраты окупаются учитывая их срок службы и отсутствие необходимости в замене стартеров и трансформаторов.  С развитием технологии изготовления светодиодов их стоимость на рынке будет снижаться, и я думаю, что через пару лет вопрос о выборе типа светильников будет решаться однозначно в пользу светодиодных.

Если вы торгуете продуктами питания, то без холодильного оборудования вам не обойтись. На долю охлаждения, приходится от 35 до 50% суммарного энергопотребления розничного магазинам; при этом возможность отказа от  использования холодильного оборудования и экономии электроэнергии только за счет этого пока нереальна. Вопрос  выбора марки  холодильной мебели был всегда сугубо индивидуальным. Кто- то смотрел на дизайн, другой оценивал стоимость.  Но правильно оценивать стоимость на приобретение, обслуживание и энергопотребление вашей мебели и холодильных машин в течении срока эксплуатации. И порой покупка дешевой мебели обращается серьезными затратами на электричество.

Казалось бы совсем недавно был очевидным переход от холодильной мебели с встроенными агрегатами на центральные холодильные машины, от закрытых ларей, к открытым бонетам. Но прогресс развивается по спирали и сегодня розничные сети отказываются от  центрального холода , демонтируют недавно установленные бонеты, которым еще нет и года, и ставят морозильные лари. Совершенно новые технологии их изготовления избавили их от тех недостатков, от которых все так старательно бежали. Давайте вспомним их: высокая шумность агрегатов, высокая теплоотдача, наверняка помните, как неприятно было в некоторых небольших магазинах летом.

Сегодня вы не узнаете оборудование со встроенными агрегатами:  уровень шума 44dB, тепловыделение 340 Вт ( такое количество тепла в час выделяют два человека). В сравнении  с бонетами одной из лидирующих мировых торговых марок экономия электроэнергии 64%. Даже если закрыть бонеты стеклянными крышками, как это делают уже многие западные сети, экономия электроэнергии составит 48%.  Сколько стоят эти чудо машины? спросите Вы. Стоимость  их в сравнении с морозильными бонетами, включая стоимость холодильных централей  и монтажа, дешевле на 44%, и все это при большем полезном объеме.

 Прошу прощения, что не называю торговых марок, но целью данной статьи не является реклама. Если вас будут сомнения по поводу достоверности этих  данных, я с удовольствием продемонстрирую все детальные расчеты с  указанием торговых марок и моделей.

Сейчас многие розничные сети уже начали применять при построении электрических сетей такие устройства как: стабилизаторы, местные регуляторы напряжения, статические преобразователи-стабилизаторы. Эффективность установки данных устройств подтверждена практикой. Лист референций впечатляет. Экономия зависит от типа потребителей и составляет в розничных магазинах для местных регуляторов напряжения  до 10%, для статических преобразователей-стабилизаторов до 20%. Информацию о совместной установке на одном объекте нескольких типов этих устройств, к сожалению, я в данный момент не располагаю.  Окупаемость покупки и установки данных устройств составляет около 3-х месяцев.

На этом возможности по оптимизации затрат на электроэнергию на заканчиваются : существует возможность корректировки энерготарифов,  управление энергопотреблением всех видов инженерного оборудования, интеллектуальные системы управления холодильным оборудование и многое другое.

Более подробная информация о снижении затрат на энергопотребление представлена в нашем новом «Руководстве по снижению затрат на предприятиях розничной торговли».

Без воды, как известно, «не туды и не сюды». Причем если в вашем магазине работают производственные цеха, то потребление горячей воды будет достаточно высоким. В цехах устанавливают накопительные водонагреватели, в связи с тем ,что во время отключения подачи горячей воды работать цеху просто невозможно, это чисто по человечески тяжело да и СЭС за это накажет по полной программе.  

И в то же время в магазине работает холодильное оборудование, практически во  всех современных магазинах это оборудование с центральным холодоснабжением. Для тех, кто не знаком с принципом действия холодильных машин, поясню: компрессоры перекачивают фреон по системе, где он переходит из газообразного состояния в жидкое, и обратно. В процессе изменения его состояния образуется холод и тепло. Холодом мы охлаждаем продукты, а куда же девается тепло?  А вы думаете, почему у нас на улице иногда наступает лето?... все потому что горячий фреон проходит через конденсаторы, где вентиляторы выдувают его на улицу.  А ведь существует несколько способов использования этого тепла, или как еще называют этот процесс рекуперации:

- подогрев воды;

- использование его для отопления помещений;

Не будем вдаваться в технические подробности реализации, многие организации занимающиеся монтажом систем холодоснабжения представят вам свои варианты решений рекуперации на подогрев воды. С рекуперацией на отопление вопрос обстоит сложнее, в связи с недостаточной мощностью холодильных машин для обогрева помещений. Но, уже появились компании с оригинальными «ноу хау», которые могут реализовать и этот вопрос.

В настоящее время появились альтернативные системы отопления: пленки ПЛЭН, или их зарубежные аналоги. Данное отопление работает от электричества на принципе инфракрасного излучения и позволяет отапливать помещения с минимальными затратами.  С точки зрения экономичности- на сегодня это лучшее решение. Остается вопрос выбора производителя, и цены.

Расход холодной воды так же можно регулировать, с помощью использования современных технических средств: краны с датчиками, краны с фиксированным временем подачи воды, и еще один самый простой способ: поддержание всех систем в рабочем состоянии. Вы же помните, как нас учили в школе: капающий кран приводит к потери Х литров воды в день, а по сути это текут ВАШИ деньги.

Вывоз ТБО. Основную часть расходов формирует именно ВЫВОЗ. Обслуживающая организация считает стоимость вывоза от количества контейнеров, их объема, количество вывозов в месяц. Не факт что на момент вывоза контейнеры будет заполнены, но за вывоз вы заплатите как за полный. Сразу мелькает мысль- вывозить по факту заполнения.  Но до вывоза мусор будет разносится ветром по территории, а это затраты на уборку и снижение лояльности ваших клиентов. Решения  есть следующие: установка мульды. Мульда- накопитель в виде кузова, устанавливается обычно в частном секторе и вывозится на спец. транспорте. Больший объем позволит накапливать больше отходов и контролировать заполнение.    

Есть и современные варианты решения этого вопроса: компакторы. Использование компакторов позволяет значительно сократить расходы на вывоз мусора, освободить полезную площадь и избежать загрязнения окружающей территории, и в тоже время это и повышает безопасность вашего магазина. Все что попадает в мусор, попадает в компактор, прием кражи в виде выноса материальных ценностей в мусоре здесь не пройдет. Это вот такой зверь:

Компактор присоединяется напрямую к магазину каналом, заполняется мусором, мусор в нем прессуется и по мере наполнения вывозится.  

У вас проводит обслуживание  сторонняя специализированная  организация. Заключен договор,  есть приложение с перечнем работ. Вы счастливы и ежемесячно платите деньги за выполненную работу.  А как вы контролируете, что эту работу действительно выполняли, насколько вы уверены,  что выполнен весь перечень работ. В одном магазине поднимая что то с пола, я обратил внимание на испаритель холодильника , он был весь затянут пылью, к нему никто не прикасался к минимум год. Но я четко знал, что этот магазин обслуживается, знал кто его обслуживает, и теперь видел за что они получают деньги. Существует несколько схем проведения технического обслуживания:

Вариант первый: Организация платит за перечень работ. В случае поломки запасные части, расходные материалы и стоимость ремонтных работ оплачивается отдельно. Недорого, но по сути обслуживающая организация ни за что не отвечает. И чем больше поломок, тем ей выгоднее.

Еще один вариант: организация обслуживает объект с гарантией. Это значит что в случае любой поломки, она устраняется за счет сервисной организации без дополнительной оплаты. Просят …дорого. Но всегда есть повод торговаться и достигать максимально низкой цены. Но здесь вам мой совет, быть очень внимательным к выбору организации, и не ослаблять контроль за действительно проводимыми работами. Иначе через год  сервисная организация, обслуживавшая вас по такой схеме, закроется обанкротившись. А результаты их сервиса вам легче будет списать, чем отремонтировать.  

Есть еще разные промежуточные варианты, и какой из них выбирать вам, нужно оценивать от текущего состояния оборудования, марок, режима эксплуатации. В любом случае четко контролируйте, что вы платите деньги не за факт предоставления бумажки с названием «Акт выполненных работ», а за реально выполненную работу. 

Тема строительно- монтажных работ многим кажется достаточно сложной. Но про схемы завышения стоимости при их выполнении уже все известно и все рецепты борьбы с ними уже стали азбучными истинами.

Вспомним основные схемы завышения стоимости:

1. Невыполнение заложенных в смете работ

- завышение выполняемых объемов работ к техническому заданию

- невыполнение работ заложенных в смете

- завышение объемов скрытых работ, применение более дешевых материалов при их производстве

- завышение объемом ввезенного, вывезенного грунта

2. Завышение сметы

- применение повышающих коэффициентов

- применение коэффициентов на стесненные условия труда

3. Некачественное выполнение работ

И методы борьбы с ними:

- любая смета должна составляться строго по техническому заданию. Перед составлением технического задания обязательно проводится дефектовка- осмотр помещений. Если вы этого не сделаете, будьте уверены, вам продадут то, что у вас уже есть.

- самостоятельно рассчитывайте сметную стоимость ремонта, или привлекайте для ее расчета грамотного специалиста, и торгуйтесь вниз от этой цены. На моей практике был случай, когда шесть компаний предложили стоимость выше расчетной, причем ряд предложений был выше по цене в разы.

- должна оцениваться фактически выполненная работа, и на основании факта должны подписываться акты выполненных работ. А если подрядчик будет махать перед глазами сметой, выбросите ее, или пусть оформить ее на основании фактически выполненных работ. Вы платите не за то, что написано в смете, а за те работы, которые выполнялись. 

- применение любых повышающих коэффициентов  носит рекомендательный характер, они не могут превышать уровень рекомендованный Региональным центром по ценообразованию, а их применение это вопрос переговорный, возможность их исключения обговаривайте с подрядчиком на этапе заключения сделки.

- по скрытым работам  контролируете их выполнение и актируйте их до закрытия, это позволит вам избежать ненужного вскрытия стен и пола, и долгих разбирательств с подрядчиком.

- приемка работ должна проводиться в строгом соответствии со СНиПами. Цена о которой вы договаривались предполагала качественное выполнение работ, за любое отклонение от норм  цена должна быть снижена, и фразы: «а что вы хотите за эти деньги» здесь не уместны.

Потенциал экономии средств при выполнении СМР огромный. Нельзя экономить на специалистах, которые готовят технические задания и принимают работы. Если ваша компания не в силах держать хорошего специалиста, примите его на конкретный проект по договору оказания услуг. Правильная мотивация специалиста позволит исключить риски вступления его в сговор с подрядчиком и поможет сэкономить колоссальные средства.  Как сказал один собственник крупной организации «Я проверила одну смету, и на сэкономленные деньги купила Lexus». Всегда стоит вопрос: кто будет ездить на этом автомобиле ваш подрядчик или ВЫ?  

«Мне думать некогда, работы много»

Ответ типичного российского менеджера.

 Из личного опыта

Расскажу вам историю из жизни. Отдел маркетинга не мог снизить затраты на рекламу в одном  из городов Красноярского края.  При визите в это город я увидел следующее:  На одной улице  было восемь рекламных щитов пяти разных рекламных агентств.  Пять из них были пустые.  Так ответьте на вопрос, есть ли в данной ситуации возможность в снижении платы за аренду рекламного  щита.  В данном случае нужно было просто предложить агентству  снизить ставку за аренду .

Художник должен писать картину, отдел маркетинга, должен заниматься маркетингом скажете вы.. но, если вы не отдаете функцию контроля затрат подразделений их руководителям,

и если в функции отдела  маркетинга не входит мониторинг стоимости печати листовок, каталогов, распространения печатной продукции, размещения наружной рекламы, то это должно быть закреплено за другими сотрудниками. Так за кем?

Существуют разные схемы работы с затратами на предприятии. Во многих случаях обязанности по работе над затратами возлагаются на финансового директора или руководителя планово экономического отдела. Считаю такие решения не верными. Финансовый директор отвечает за финансовый результат деятельности предприятия и напрямую отвечает за затраты по некоторым статьям: такие как услуги банка, процент по кредитам. Но никоим образом не отвечает за статью расходов: Реклама. Финансовый директор должен быть инициатором, центром постановки задачи по проведению работы над затратами.

Тогда давайте разберемся, кто же должен быть исполнителем  этих задач. Ряд практиков считают что ответственным за работу с затратами должен быть менеджер, который является ответственным за данные статьи затрат или руководитель подразделения которому подчиняются данные менеджеры. Таких на предприятии в зависимости от размера будет от 10 до 20 человек. К сожалению реалии российского бизнеса таковы, что менеджеры не всегда обладают достаточными навыками и компетенциями для выполнения своих прямых обязанностей. И вот теперь мы ставим перед ними дополнительную серьезную задачу по снижению затрат и мотивируем их на выполнение этой задачи. Теперь нам нужно следующее: научить их искать ресурсы, и научить добиваться результата в очень непростых переговорах.

Я пожму вам руку если ваш начальник производственного направления будет высоко компетентен в вопросах организации пищевого производства, и будет проводить блестящие ( хотя бы хорошие переговоры) с  поставщиками сырья, оборудования и услуг. Я считаю этот путь абсолютно правильным, но но…. очень много но.

Есть еще один путь решения: выделить специальную проектную группу, состоящую в зависимости от размеров организации из 1- 3 человек. В которую должны войти сотрудники имеющие представление о всех направлениях деятельности организации, хорошо знать рынок, и обладать отличными переговорными и коммуникативными навыками. Ну а  если чего то, в них недостает, то учим, развиваем. Для этих сотрудников выставляется четкая мотивация на достигнутый результат. Будет просто замечательным если она будет привязана   к проценту от суммы экономии за период ( например за год) от достигнутого результата. Кому будет подчиняться эта проектная группа? Это должна быть персона, заинтересованная в конечном результате: Финансовый или Генеральный директор.

В данном случае схема построения работы будет выглядеть следующим образом:

Что мы получаем в данном случае? Концентрация на решении задачи, неразмытая другими задачами мотивация на результат, опыт решения одной задачи помогает более эффективно решать следующую. Растущий опыт помогает постоянно добиваться лучшего результата.  В решении задачи задействованы ответственные за статью затрат руководители подразделения.

В качестве подтверждения эффективности данной системы приведу еще вот такой пример из практики: для решения задачи по снижению затрат по одной из весомых статей назначается ответственный руководитель подразделения, несомненно очень компетентный, опытный, досконально знающий рынок. И он достигает серьезного результата, снижение на 6 % в среднем, что позволило организации экономить более 1 млн. руб. в месяц. Через два месяца на эту же статью брошен специалист работающей в проектной группе по снижению затрат, результат дополнительное снижение на 4% в среднем. В данном случае компетенции руководителя подразделения были выше, чем у члена проектной группы, и основным критерием успеха в данном случае являлись: опыт в решении конкретно этой задачи, и концентрация сотрудника на ее решении.

Поехал как то в командировку директор по развитию и главный бухгалтер. Главный бухгалтер забронировала себе гостиницу в самом дорогом отеле в центре города, а директор по развитию в гостинице находящейся в непосредственной близости к объекту на котором предстояло им работать. Когда директор по развитию спросил главного бухгалтера: а почему ты не поселилась в гостинице там где живу я, ведь там ближе, дешевле и водителю не нужно ехать за тобой утром через весь город по пробкам? На что главный бухгалтер ему ответила: а мне там больше нравится…

Не знаю, возможна ли такая ситуация в вашей организации, ведь у вас скорее всего существует политика командировок, где четко описаны правила бронирования, проживания, уровень стоимости гостиницы в зависимости от грейда сотрудника. И когда у кого нибудь возникают вопросы, он открывает этот документ и находит в нем ответы. При поездке на какое расстояние или какой срок оформляется командировка, какой стоимости гостиничные номера он может выбрать в зависимости от города назначения, каким образом учитываются затраты, если он решит остаться в этом городе на выходные…. Все эти вопросы должны быть определены максимально четко и подробно, и у вас не будет никогда вопросов по этой статье. Ну а если будут, то это всего лишь повод пересмотреть свою политику и довести ее в измененном виде до ваших подчиненных.

Для экономии можно отказаться от наиболее затратных видов связи, только вот даст ли это пользу для бизнеса? Помнится для сокращения трафика ИНТЕРНЕТА я принял решение отключить сотрудникам ICQ. Они конечно и работали в ней, но и проводили в ней много не нужного времени. Сейчас меня уже мучают сомнения в целесообразности и эффективности принятого мною решения, но факт остается фактом: трафик действительно сократился.

 Для определения необходимых каналов связи, необходимо четко понимать цели вашей компании и какие действия необходимо предпринимать каждому подразделению для создания добавленной стоимости. Оценивать эффективность каналов связи, для кого то важно использовать максимально быстрые способы связи как обмен мгновенными сообщениями со всем миром, кому то только внутри своей организации, для кого то для принятия решений будет достаточно электронной почты .

Я общался по работе с крупной торговой компанией с филиалами в разных областях. Запланировали встречу, но по рабочему графику встретиться не получалось. Я предложил провести встречу немедленно через Skype. Ответ меня впечатлил: «Мы такой ерундой не пользуемся». Соответственно для решения рабочих вопросов и  для совещаний они используют городскую телефонную связь, что вряд ли дешевле и эффективнее.

Оптимизация связи в небольшом офисе под силу любому технически грамотному специалисту. Для этого необходимо проанализировать стоимость связи через разных провайдеров по разным направлениям и правильно организовать доступ к каналам сотрудников. Например: на сотовые дешевле звонить через сотовый корпоративный тариф, по области через горсвязь, в другие города через IPтелефонию.

Вся становится намного сложнее если ваш офис больше чем 10 сотрудников, но здесь на помощь прийдут специализированные компании. Вот пример подобного предложения:

При настройке оптимально скомбинированного варианта услуг нескольких провайдеров, Вы получите ощутимую экономию на Интернет и телефонной связи от 30% до 80%.

      Помимо "внешней" оптимизации, мы проведем "внутреннюю" – конфигурирование сервисов услуг, для оптимизации распределения телекоммуникационных услуг в компании.

…оплату берут в виде % от полученной экономии. Поэтому или воспитывайте своих ИТ специалистов или пользуйтесь услугами специализированных компаний.

Данный обзор не претендует на полноту, прогресс не стоит на месте и появляются новые решения старых вопросов.  Многих нюансов просто невозможно отразить в рамках обзора. Но принципы работы над затратами всегда одинаковы:

1.       Классифицируйте ваши затраты

2.       Определите наиболее весомые статьи, спланируйте вашу работу от большого к малому

3.       Проведите работу по сокращению затрат

 Хочется лишь отметить следующее: применимость всех решений необходимо оценивать для каждой  конкретной организации, для каждого конкретного объекта.  Везде есть разные входные данные, разные технические возможности, разные стратегии предприятия, в конце концов. В каждом конкретном случае необходимо рассчитывать целесообразность, окупаемость, подбирать конкретные решения.

Надеюсь, что применение данных решений позволит вам: сделать вашу организацию более эффективной, позволит снизит цены для ваших покупателей.  Ведь, как известно, за все в итоге приходится платить  конечному покупателю, а это никто иной как МЫ С ВАМИ.

Cтатья подготовлена для e-xecutive.ru
Автор Лира Александр
«Клуб борцов с затратами» www.costkiller.ru
+7 923 489 89 52
Tel/fax +7 383 284 05 09