Доброго времени суток, я специалист по автоматизации бизнеса из компании ZOOMIA Inc и сегодня я бы хотел раскрыть тему автоматизации бизнесов. Забегая вперед, скажу, что большинство данных попыток заканчиваются провалом.

Что такое успешная автоматизация бизнеса? По моему скромному мнению, это внедрение такой системы, которой пользуются ежедневно все сотрудники компании. Неудачная автоматизация, соответственно, — та, которая так и не подкрепляется внедрением и остается в планах, либо продукт приобретен и установлен, но не применяется вовсе. В данной статье приведены основные причины неудач, которые я лично наблюдал в своей практике.

1. Отсутствие планирования и четкого понимания итоговых целей

Многие бизнесмены просто следуют тренду на автоматизацию, и действуют по типу « у всех есть и мне надо». Выделяют определенный бюджет, нанимают специалистов извне и приступают к  работе. Но если внедрять что-либо без цели и смысла будет ли от этого какой-то толк? Положительного результата, конечно же, этот бизнесмен не увидит, а бюджет потратит. Без результатов прекращается финансирование и автоматизация приостанавливается, компания продолжает работать в прежнем режиме.

Решение: перед началом автоматизации необходимо понять, зачем это нужно и какие результаты вы хотите увидеть, в чем эти результаты будут измеряться.

2. Обратная проблема – чрезмерно долгое планирование.

В сфера автоматизации непрерывно происходит обновление компонентов и создается новый, более удобный и эффективный функционал. И если процесс разработки и внедрения системы затягивается на долгие месяцы и годы, то на выходе заказчик получает уже неактуальный никому не нужный продукт, не говоря уже о том, что за время внедрения и сам бизнес владельца может вырасти или изменить специфику не один раз.  

Решение: Максимально четко спланировать цели, техническое задание и выделить необходимые средства, выделить команду людей, отвечающих за автоматизацию и дать им свободу действия без необходимости долгих переговоров с начальством на каждом этапе.

3. Незаинтересованность сотрудников

Для автоматизации важно, чтобы все сотрудники компании понимали, важность проекта, цели внедрения, а самое главное, какую пользу система принесет каждому лично. Если суть процесса не понимают сверху или рядовые сотрудники, работа в бизнес платформе будет обречена на провал. Руководство не будет финансировать автоматизацию, а сотрудники, в свою очередь, банально не будут пользоваться системой, используя любые отговорки от «я не понимаю, слишком сложно»  и до «система вылетает, глючит».

Решение: необходимо донести смысл автоматизации до каждого звена.

4. Не дают времени на адаптацию

Да, выше уже было сказано, что затянутый процесс автоматизации приведет провалу, но и чрезмерно быстрые темпы также не принесут ожидаемого успеха. Почему?

Компания выделяет максимум ресурсов, система подготовлена и установлена в кратчайшие сроки, НО сотрудники не успевают адаптироваться к резким переменам, что приведет к снижению эффективности и результативности. И возникает ситуация, когда к старым процессам вернуться не получится, а новые для всех еще непонятны, что приводит к ухудшению показателей компании. 

Решение: в автоматизации необходима оперативность действий, но также нужно предоставлять время адаптацию. Уделяйте должное внимание обучению сотрудников, предоставляйте видео инструкции, печатные инструкции с алгоритмами, проводите групповое обучение.

5. Не забывайте о главном

Любая автоматизация должна удовлетворять потребности как компании, так и ваших клиентов.

Если привести пример: раньше клиенту для создания заказа необходимо было заполнить два поля, после чего ему перезванивал менеджер с подтверждением заказа, а после автоматизации клиенту нужно долго заполнять 20 полей, зато нет звонков. Насколько это рационально?