Графский Михаил, Марковецкий Ефим

Тема автоматизации продаж остается актуальной сегодня для компаний всех сфер бизнеса. О том, как CRM-система помогает продавать мы писали ранее. CRM-системы понятны менеджерам продаж и их руководителям. Все согласны, что надо отслеживать входящие заявки, создавать базу клиентов в электронном формате, вести отчетность и планировать свою работу по каждому клиенту.

Однако не CRM-единой жив менеджер продаж. В этой статье мы расскажем о других инструментах автоматизации продаж. Мы поговорим о тех инструментах, которые, как правило, включены в корпоративный портал.

Понятие корпоративного портала

Корпоративный портал – это внутреннее пространство, в котором работают и общаются сотрудники. Многие путают определения и задачи CRM-системы и Корпоративного портала. Но между этими двумя понятиями есть одно серьезное различие. Если CRM-системы направлены на управление продажами , то Корпоративный портал, как и следует из названия, аккумулирует в себе информацию вообще обо всех действиях сотрудников и клиентов компании и предназначен для упрощения рабочего процесса коммуникации.

Корпоративный портал, как правило, включает в себя такой функционал как:

1. Лента новостей компании;
2. Календарь событий сотрудников и всей компании;
3. Инструменты для работы с задачами;
4. Чат и звонки, социальная сеть для общение сотрудников;
5. Отчеты, учет рабочего времени, инструменты для документооборота службы персонала;
6. Документы и Хранилище данных;
7. Учебный портал;
8. Интеграция с Почтой и Телефонией;
9. Интеграция с социальными сетями, мессенджерами.

Мы остановимся на тех возможностях Корпоративного портала, которые полезны для отдела продаж.

Управление временем и задачами, планирование работы в отделе продаж

Календарь в корпоративном портале помогает эффективно организовать рабочий день и наладить работу в команде. Он позволяет сотрудникам заранее распланировать время, отсеять менее важные дела и сконцентрироваться на основных. Календарь совместим с почтой и планировщиком задач. Календарь можно синхронизировать с личным календарем сотрудника, в том числе на смартфоне.

Напоминание о предстоящем событии не позволит сотруднику его пропустить, а комментарий поможет подготовиться к нему наилучшим образом.

Корпоративный портал помогает руководителям контролировать исполнение задач, а подчиненным - не допускать нарушений. Он позволяет подключать к задаче коллег, оценивать работу, учитывать затраченное время, планировать сроки.

Для работы в отделе продаж эти возможности являются существенными. Быстрота и удобство при постановке задач, а также возможность отследить историю работы, проконтролировать результат важны для руководителя отдела.

Хранилище данных отдела продаж

В Корпоративном портале предусмотрена возможность хранения всех файлов, с которыми идет работа у сотрудников и клиентов. За счет единого пространства коллеги могут работать с одним и тем же файлом, редактировать его, оперативно обсуждать изменения.

Сотрудники хранят собственные рабочие файлы на диске Корпоративного портала, а также имеют доступ к общим файлам компании любым способом: в поездке со смартфона, или на домашнем компьютере, с ноутбука на встрече с клиентом. Где бы ни находился сотрудник или клиент, он всегда может провести необходимые операции с рабочими документами.

Хранилище данных используют и как внутреннюю библиотеку компании, где собраны все стандарты, инструкции, маркетинговые материалы, образцы документов, учебные материалы и другие специализированные документы.

Все файлы синхронизируются. Сотрудники и клиенты знают, что работают с актуальной версией файла. Также внутри самого портала можно обмениваться файлами, осуществлять поиск нужной информации.

Важно, что документы, сохраненные в хранилище Корпоративного портала, находятся под защитой, и не будут утеряны, что бы ни случилось с компьютером клиента или сотрудника.

Дав клиенту права на работу с его документами в Корпоративном портале, менеджер исключит лишние действия по отправке документов, и сам будет иметь к ним постоянный доступ, что также увеличивает скорость коммуникации с клиентом.

Внутреннее обучение менеджеров продаж

Одной из наиболее востребованной функцией корпоративного портала является функция обучения и развития сотрудников. Ведь для достижения целей компании очень важно быстро доносить необходимую информацию о продуктах, сервисах и условиях компании, а также быстро обучать новых сотрудникам необходимым навыкам, проводить обучение по продажам и работе с клиентами.

На корпоративном портале могут храниться данные из Корпоративной книги продаж, учебные видео- и онлайн-курсы. Также с помощью корпоративного портала можно проводить аттестации сотрудников.

Рабочие и проектные группы

За счет инструментов Корпоративного портала, упрощается процесс создания рабочих и проектных групп. Если раньше необходимо было вручную рассылать приглашения сотрудникам, в письмах фиксировать всех участников, их роли и задачи, даты встреч и ответственных по каждому вопросу, то теперь сотрудники объединяются в группы в зависимости от проектов или задач, созданных на портале.

Внутри групп ведется переписка с обсуждением проекта или задачи, назначаются встречи, происходит обмен файлами, фиксируется результат работы каждого из участников. Работа группы становится прозрачным процессом с фиксацией каждого шага участников и наглядным отображением стадии проекта.

Собрания и планерки также могут быть проведены в корпоративном портале, не обязательно собирать всех в переговорной комнате. Где бы ни находились участники проектной или рабочей группы, они могут подключиться к собранию по видеотрансляции, а также ознакомиться с повесткой, и в онлайн-режиме задавать вопросы, демонстрировать документы, ставить задачи коллегам. Вся информация будет зафиксирована в системе.

В календаре событий сотрудников и всей компании каждый из участников видит загрузку коллег, наилучшим образом планирует совместные активности по задачам группы, будь то встреча с клиентом, собрание по итогам месяца, или запуск нового продукта в продажу.

Внутренняя и внешняя коммуникация отдела продаж

Быструю коммуникацию как внутри компании, так и с клиентами и партнерами обеспечивают такие инструменты корпоративного портала, как Корпоративный мессенджер и бизнес-чат.

Уже не нужно устно просить и напоминать что-то коллеге. Можно не переживать за то, что кто-то не прочтет письмо или сошлется на наличие задач в нужное время. Функционал корпоративного портала позволяет быстро и максимально конфиденциально донести задачу до исполнителя. В календаре сотрудника можно увидеть, когда он сможет эту задачу выполнить, а в чате уже уточнить, принял ли он задачу к исполнению.

Все сотрудники имеют возможность общаться друг с другом и с клиентами, где бы они ни находились.

Важно, что все коммуникации фиксируются, а также «подтягиваются» к карточке лида, сделки или клиента в случае, если задача или комментарий с ними связан. История переписки по почте, звонки, совершенные при помощи корпоративного портала хранятся для последующей аналитики.

Выбор корпоративного портала

Как и в случае с подбором CRM-системы нужно отталкиваться от поставленных перед порталом задач, далее формировать техническое задание и определяться с тем предложением, которое может решить эти задачи. Со своей стороны, дадим совет, как сделать оптимальный выбор портала. В ходе согласования возможных вариантов стоит привлечь к процессу выбора будущих пользователей, создать проектную группу, в задачи которой будет входит формирование требований к порталу, а также планирование работ по его внедрению и оптимизации под задачи компании.