Вот почему важно уделить внимание некоторым самым распространенным методам общения в вашей команде. Подумайте, какие инструменты использовать для разных каналов связи. Например:

1. Мгновенные сообщения — для обычных рабочих обсуждений и срочных вопросов.
2. Видеочаты — для онлайн-конференций, мозговых штурмов, индивидуальных встреч и оценок эффективности.
3. Электронная почта — для рабочих рассылок и оповещений всей команды.

Это сделает связь более эффективной и поможет предотвратить бессистемный поток сообщений в разных каналах, который так часто встречается при удаленной работе.

2. Оптимизируйте свои процессы

Проблемы, которые всегда были в работе вашей команды, становятся более очевидными, когда вы не сидите бок о бок. Опрос, проведенный Институтом лидерства и менеджмента, показал: 88% сотрудников на удаленке считают, что львиная доля усилий уходит на то, чтобы обеспечить привычный уровень продуктивности. Поэтому крайне важно убедиться, что все понимают свои задачи и вашу систему управления.

Отличный способ это сделать — использовать тасктрекер или платформу для управления совместной работой, например, Wrike, Trello, Glip или любую другую. Здесь вы сможете настроить поток задач, назначить исполнителей и следить за тем, как обстоят дела у сотрудников. Так вы не пропустите ни одного шага и получите предсказуемый повторяющийся процесс для всех проектов.

3. Установите гибкий, но четкий график работы

Одна из особенностей, которая делает общение на удаленке таким сложным, — то, что вы не можете знать наверняка, находится ли сотрудник за компьютером и готов ли ответить на ваш вопрос. Однако не все руководители вводят жесткие ограничения работать «от забора до обеда», сохраняя определенную гибкость в графике.

32% респондентов в отчете Buffer Remote Work Report назвали гибкий график самым большим преимуществом удаленной работы.

Как совместить гибкость с доступностью сотрудников друг для друга? Есть несколько способов повысить прозрачность рабочего времени:

1. Ввести правило, чтобы сотрудники устанавливали статус «нет на месте», когда уходят, например, на второй завтрак.
2. Попросить членов команды указывать свой часовой пояс в своих профилях или подписях электронной почты. Актуально для больших компаний.
3. Сделать календари сотрудников видимыми для всей команды.

Эти, казалось бы, небольшие изменения имеют большое значение с точки зрения прозрачности и доступности — и позволяют вам как руководителю держать руку на пульсе.

4. Обеспечьте команду всем необходимым

Тот факт, что люди работают из дома, не означает, что они хотят быть полностью предоставленными самим себе. Напротив, они ждут, что руководители предоставят им все необходимое, чтобы качественно выполнять свои обязанности. В то же время почти половина удаленных сотрудников по всему миру (48%) разочарованы тем, что их работодатели не спешат потратиться на полезные инструменты.

Убедитесь, что ваша команда оснащена всем программным обеспечением и цифровыми решениями, необходимыми для эффективной работы. Это могут быть технологии, которые применяются исключительно в вашей отрасли, и базовые штуки — вспомните первый пункт.

Правильные инструменты гарантируют, что ваша команда останется эффективной и продуктивной, независимо от того, кто где работает.

5. Четко обозначьте роли и обязанности

Исследование Gallup показало, что только половина сотрудников может с уверенностью сказать, чего именно от них ждут на работе. Ситуация может стать еще более загадочной, когда все работают из дома. Роли и обязанности в команде должны быть предельно ясны каждому. Как этого добиться?

1. Определите роли в самом начале удаленной работы — или прямо сейчас, если вы этого еще не сделали. То же касается каждого нового проекта.
2. Ставьте задачи сотрудникам на вашей платформе управления работой, о которой мы говорили во втором пункте.
3. Подводите итоги ваших онлайн-встреч и групповых обсуждений непосредственно с исполнителями, которых назначили.
4. Собирайте отзывы во время плановых проверок и обсуждений производительности.

Эти шаги устраняют путаницу и гарантируют, что ваши подчиненные точно знают, что делать. Так они смогут выполнять свою работу, не мешая другим членам команды.

6. Храните информацию в одном месте

Если вы и раньше думали, что нескончаемые цепочки писем и беспорядочные общие диски — это проблема, то удаленка может вывести ее на качественно новый уровень. Сейчас особенно важно хранить всю информацию, относящуюся к работе, в одном месте. Та же Wrike отлично подходит для этого. Доступность и организованность позволит каждому сотруднику быстро найти нужную информацию, не отвлекая остальных от работы.

7. Регулярно собирайте обратную связь

Ни один инструмент не работает по принципу «установил и забыл». Время от времени спрашивайте у сотрудников, чем они пользуются каждый день, чтобы оценить актуальность ваших решений и подобрать более подходящие.

Такие сеансы обратной связи не только продемонстрируют команде, что вы их слышите, но и дадут возможность выявить текущие проблемы. Может оказаться, что дело не в инструменте, которым Вася не пользуется, а в самом Васе: просто он не понимает, как. Тогда, конечно, проще провести несколько сеансов онбординга, чем менять работающее решение.

8. Автоматизируйте то, что можно автоматизировать

Во многих коллективах исторически сложилось так, что определенные задачи выполняет кто-то один — и вручную. Удаленка поможет пересмотреть привычный порядок и найти пути для автоматизации.

Например, Маша каждый день выкладывает посты в инстаграм, на что тратит какое-то фантастическое количество времени. Используйте инструменты автопостинга, такие как SMMplanner, которые сделают это за нее. Подумайте, не проще ли выделить полдня, чтобы создать контент на пару недель вперед, и занять Машу другими полезными делами.

Что еще? Создайте шаблоны для форм приема на работу, тестовых заданий или часто используемых проектов. Внимательно изучите возможности платформ для управления совместной работой: во многих из них можно настроить процессы так, чтобы задачи автоматически назначались члену команды в зависимости от его статуса — или статуса самой задачи.

9. Работайте над сплоченностью команды

Поддерживать здоровую атмосферу в коллективе, когда вы не можете провести собрание лицом к лицу или поболтать вокруг кулера, довольно сложно. Поэтому тимбилдинг — отдельная задача руководителя удаленной команды. Попробуйте эти методы:

1. Проводите личные встречи. Их частота зависит от того, насколько далеко находятся сотрудники друг от друга. Так, в пределах одного города можно встречаться хоть каждый месяц: проводить тренинги и другие формы обучения. Если с географией сложнее, хотя бы раз в год собираться для больших дискуссий.
2. Разговаривайте. Перед тем, как перейти к рабочим вопросам, спрашивайте у сотрудников, как их дела, все ли в порядке — пытайтесь создать настоящую команду.
3. Хвалите. Встретиться и отпраздновать крупную сделку получится не всегда. Но вы можете отправить электронное письмо, гифку или написать в общий чат и поблагодарить команду за их работу.

Последний совет

Оставайтесь честными со своей командой — и со своими ожиданиями. Чтобы организовать удаленную работу, нужно быть активным лидером. Для всех, и для вас в том числе, важно соблюдать баланс между профессиональными обязанностями и личной жизнью. Станьте тем, кто обеспечит этот баланс.