Тылинская Наталия

С тем, что контроль за работой нужен, не поспоришь. Если в теории мы все сильны, то на практике с задачами сложнее. Они окружают нас повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень. От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая большая проблема любого бизнеса — невыполненные поручения.

Иногда задача вроде бы выполнена и даже на первый взгляд все всё делают правильно, а результат получается неважным. Исполнители упускают детали или срывают сроки. Дело в том, что поставить и принять задачу — только полдела. Другая половина — проверить выполнение и принять результат. В сегодняшней статье мы расскажем о приемах и инструментах, которые помогут постановщикам задач наладить контроль за работой сотрудников без ущерба собственным обязанностям и рабочему времени.

Контроль начинается с фиксации

Самая частая причина, по которой руководитель срывается на «бестолковых подчиненных», заключается в том, что он не понимает, какие задачи выполнены, а какие нет. Поэтому самое важное после того, как вы проговорили задачу с исполнителем (лично, на совещании, планерке, по телефону), зафиксировать ее письменно. Недавно в блоге мы уже рассказывали, как правильно ставить задачи. Если вы всё сделали по правилам, но только устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется.

Мало поставить задачу и установить дедлайн (хотя это тоже важно), ее надо контролировать, а значит регулярно уделять достаточно времени и внимания. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две. Потом появятся срочные дела и вы перестанете отслеживать прогресс. Когда задач немного — не страшно. А если сотрудников больше десяти и у каждого минимум пять задач в работе? С ума сойдешь, пока всё проверишь!Появляется риск либо полностью выпустить контроль из рук, либо, наоборот, превратиться в руководителя, который только и делает что всех контролирует. Забывая про свои собственные обязанности, он тонет в рутине. В первом случае сотрудники будут только рады и, скорее всего, станут более халатно относиться к своим обязанностям. Во втором — излишнее давление на людей только снизит их продуктивность. Задачи будут накапливаться, как снежный ком, а работа из-под палки демотивирует всю команду.

Какие преимущества дает автоматизация? Внедрение автоматизированных систем управления задачами, или таск-менеджеров типа Мегаплана, помогает наладить «мягкий» контроль за работой. Главное, приучить сотрудников фиксировать все договоренности в электронной системе. На сайте Skillbox мы подробно рассказали о том, как приучить персонал к таск-менеджерам. Если вы уже пользуетесь нашим задачником, напомним некоторые полезные приемы, о которых вы могли забыть. Если еще не пробовали Мегаплан или только тестируете, расскажем о простых возможностях экономить силы, время и нервы.

В контроле важна отдача

Работа над задачей всегда командная. Каким будет результат, зависит от общих усилий всех участников: постановщика, исполнителя и помощников, если их привлекают. Редко бывает, когда постановщик правильно сформулировал задачу, а исполнитель сходу выполнил ее без вопросов. Если исполнитель задает вопросы, а постановщик отмахивается, тоже ничего хорошего не получится.

О каждом новом комментарии в карточке задачи, где вы участник, приходит уведомление. Возьмите за правило заканчивать рабочий день «обнулением» информера. Так в Мегаплане выглядит ежедневный контроль работы.

Представим картину: вы четко формулируете задачу, устанавливаете адекватный дедлайн, описываете цели и желаемый результат. Задача поставлена и зафиксирована. Сотрудник принимает ее и пропадает: не меняет статус и не пишет комментарии. Что делать? Самое простое — поинтересоваться, как идут дела. А если «тихих» задач много, спросите вы. Чтобы контролировать ход выполнения задач в автоматизированной системе, не обязательно открывать карточку каждой задачи. Работайте со списками, выбирая удобный вид показа.

Отслеживать статусы задач и понимать общую ситуацию по задачам удобнее на канбане. В колонках слева направо по хронологии перечислены этапы работы. Канбан в Мегаплане сначала работал для сделок, сейчас он актуален и для задач.

А в режиме трех колонок удобно просматривать задачи отдела или конкретных сотрудников. Слева — фильтры, посередине — список актуальных задач, справа — карточка выбранной задачи. При таком подходе не теряется фокус внимания.

Посмотрите, когда в интересующих вас задачах была замечена активность. Если в карточку давно никто не заходил, возможно, следует вмешаться. Если активность постоянная, скорее всего, у исполнителя пока нет новостей. Последний оставленный в задаче комментарий тоже может многое рассказать.

В настройках списка задач можно вывести в таблицу показатель активности и последний комментарий.

Какую бы систему для постановки задач вы ни использовали, важно, что задачи в мессенджере или почте канули в Лету. Удобный для личных дел календарь Google только мешает работе бесконечными напоминаниями. Письма сжирают время и не позволяют руководителю постоянно быть в курсе процесса. На поиск одного сообщения может уйти столько времени, что проще подойти лично к сотруднику и спросить устно. Хорошо, если он в офисе. С удаленными специалистами и внештатниками такая история не пройдет.

Забить тревогу и всерьез задуматься о таск-менеджере нужно, если:

• задачи стали выполняться дольше;
• часть поручений теряется;
• сотрудники жалуются на большую загрузку;
• много времени тратится на контроль;
• вы работаете удаленно;
• у вас есть сотрудники, работающие дистанционно.

Порядок в задачах — порядок в головах

Обычная ситуация: человек получает одновременно три-четыре задачи от своих коллег. Если он сосредоточился на выполнении одной из них, то рискует сорвать дедлайны по остальным или вовсе про них забыть. Для задач можно устанавливать приоритетность — так исполнитель лучше понимают, за что ему браться в первую очередь, а что может и подождать. Если задача важная и вы хотите вернуться к ней в ближайшее время, установите напоминания. Для определения очередности выполнения можно использовать таблицу Эйзенхауэра. Стремитесь к тому, чтобы у вас было больше важных и не срочных задач. Тогда можно будет работать качественно и без спешки.

В таск-менеджерах задачи с дедлайнами не теряются в ворохе сообщений, как в мессенджерах. Любые файлы и документы по ходу выполнения задачи фиксируются и хранятся в одном месте, их легко найти и использовать. Исполнитель понимает, что и когда от него хотят, а руководитель — насколько загружен исполнитель и есть ли смысл поручать эту задачу именно ему и прямо сейчас.

Новый отчет о результативности сотрудника в Мегаплане покажет, сколько у сотрудника задач в работе и есть ли среди них просроченные.

Это кажется очевидным, но все равно проблемы с недопонимаем задачи возникают из-за того, что исполнитель задает мало вопросов или не задает совсем. Если это так, попросите исполнителя сформулировать задачу так, как он ее понял. Лучше на входе разрешить все сомнения, чтобы потом контролировать промежуточные итоги. Кстати, о них. Если задача долгая или объемная, лучше использовать вехи. Это такие точки, когда команда «сверяет часы» и понимает, в правильном ли направлении движется.Очень часто во время выполнения задачи приходят новые идеи, которые требуют одобрения постановщика. Они влекут за собой корректировку сроков или точек приложения усилий. Мегаплан позволяет запрашивать перенос дедлайна: если исполнитель понимает, что не успевает, то должен объяснить причину.

Если задача уже просрочена, в списке она меняет цвет на красный, а всем участникам приходит уведомление о том, что прошел дедлайн. Красный цвет сигнализирует о проблемах, а значит, о задачах, в которые обязательно нужно вмешаться.

Настройте уведомления, чтобы они напоминали о задачах за день или два до дедлайна. Посоветуйте коллегам поступить также. Тогда система сама напомнит о сроках и не допустит наличия просроченных задач.

Подводим итоги

Контролировать работу так же важно, как ее выполнять. И тут главное придерживаться правил. Автоматизированные системы хороши тем, что они дисциплинируют сотрудников и позволяют внедрить системность, о которой мечтает любой руководитель. Контроль можно поставить на конвейер, освободив время для стратегических задач, а голову для новых идей. Однако есть вещи, для которых нужны волевые усилия, пока они не вошли в привычку.

Письменно фиксируйте задачи, о которых поговорили. Задачи в голове — не выполненные в перспективе задачи.

Удостоверьтесь, что исполнитель принял и правильно понял задачу: задавайте уточняющие вопросы и отвечайте сами.

Контролируйте промежуточные итоги, чтобы понять, в ту ли сторону движется работа с задачей.

Ведите регулярный мониторинг работы. Автоматизируйте этот рабочий процесс и отчетность с помощью персональных настроек.