Если сложить все годы, которые я работала с какой-либо автоматизацией бизнеса, получится 7 лет с хвостиком. И всё это время меня поражала одна и та же картина: люди, выбирающие для банального домашнего ремонта шуруповёрты по 12-15 тыс. руб. и оригинальные запчасти для автомобиля по десяткам, а то и сотням тысяч рублей, совершенно не любят своё дело и даже свой личный бизнес. На нём они не просто экономят — они жмутся: жмутся платить работникам, жмутся оплачивать высокоскоростной интернет, избегают покупок CRM, ERP и прочих систем, делающих работу эффективной. И это совершенно непонятно — разве ваша работа, ваш труд и тем более ваш бизнес не заслуживают инструментов, способных облегчить труд, увеличить КПД каждого работника и повлиять на прибыль? В общем, вы как хотите, а я расскажу про свои 10 самых любимых инструментов, которые помогали мне как маркетологу, как менеджеру по продажам, как аналитику, как руководителю отдела. Проверено!

GoogleDocs

GoogleDocs — онлайн -пакет для редактирования документов, таблиц, презентаций, а также для создания опросов. Самое прекрасное в GoogleDocs — это возможность совместного редактирования. Допустим, вы работаете над письмом и коммерческим предложением, а ваш коллега и шеф должны помочь поправить текст или добавить свою часть. Вы открываете документ, и остальные вносят правки в режиме советов (вы всё увидите и сможете отклонить или принять). Также есть удобный инструмент комментариев, вставки картинок, проверка грамотности — всё, как у взрослых. Это единственное приложение, которое смогло перебить мою любовь к Microsoft Word.

Таблицы в GoogleDocs откровенно слабые — вы замучаетесь с формулами, рехнётесь со сводными таблицами и будете тосковать от вида некрасивых диаграмм. Если вы привыкли к MS Excel, гуглотаблицы создадут у вас впечатление того, что вы пользуетесь электронными таблицами впервые. Но на посчитать, составить бюджет и т.д. сойдут вполне. А если вы увлечётесь и изучите скрипты, то сможете сделать весьма интересные вещи.

Презентации в GoogleDocs базовые, создавать слайды относительно удобно, но опять же — майкрософтовской красоты, функциональности и инженерной продуманности ждать не стоит. Но, в принципе, сойдёт.

Опросы тоже довольно линейные, но удобные, легко встраиваются в web, письма, сайты и т.д. С другими опросными сервисами стоит сильно заморочиться.

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint — отличный инструмент, с которым знакомы все, кому приходилось делать мультимедийные презентации. Он развивается едва ли не прогрессивнее всех остальных продуктов, и в нём почти нет ненужного. Приложите голову, и он откроется не только для презентаций, но и для схем, рисунков, методичек и даже обучающего видео.

Маленькое замечание: если вы используете анимацию и переходы, обязательно протестируйте презентацию на том терминале, с которого будете вести «прогон»: бывают проблемы, которые доставят вам неприятные моменты. А лучше имейте с собой ещё и статичную версию, без переходов и версию в PDF. Кстати, лично я предпочитаю не использовать переходы и анимацию для выступлений — минус один повод для переживаний на сцене.

ToDo-листы

ToDo-листы — можно разные, а лучше синхронизированные между устройствами, если рассылающие уведомления (можно даже в рамках CRM). Создавайте списки личных и рабочих дел, книг к прочтению, мест, которые нужно посетить в новом городе и т.д., вычёркивайте по мере выполнения. Это здорово помогает освободить голову от информационного хлама и не забыть как самое важное, так и незначительные мелочи.

Небольшая удобная фишка: в современных телефонах можно назначить событие в привязке к конкретному месту или географическим координатам. Так вы можете настроить список продуктов на посещение конкретного магазина, не забыть зайти в аптеку или задать вопросы нужному клиенту на его территории. Обязательно найдите эту фичу или приложение с ней.

Мессенджеры и Telegram

Наверное, трудно найти человека, у которого нет мессенджеров, но зато легко найти человека, которого в этих мессенджерах трудно найти. Заведите себе все основные приложения, чтобы ваши клиенты, руководители и коллеги могли вас найти с помощью номера телефона в удобном для них чате.

Общаясь в мессенджерах, не забудьте про три важных правила:

1. переписка сохраняется, и даже если вы воспользовались функцией «удалить у себя и у собеседника», лог беседы может быть сохранён (в том числе скриншотом оппонента)
2. пишите по возможности быстро, без лишних троеточий и прочих акцентов
3. помните, что человек читает ваше сообщение в своём восприятии и своей тональности — это неправильно, но с этим ничего не поделать, поэтому будьте готовы, что вас неправильно поймут.

Важные сообщения копируйте либо снимайте скриншот — в случае потери информации, вы её восстановите. Однако особенно на мессенджеры рассчитывать не стоит — этот метод хранения важных данных даже хуже, чем электронная почта.

Если вам предстоит разговор голосом, а соединение интернета нестабильно, лучше отключите видео, а ещё лучше воспользуйтесь стационарной или сотовой связью — в деловых беседах не бывает немаловажных нюансов, которые можно проигнорировать за помехами.

А вот многострадальный Telegram можно использовать для бизнес-задач, в частности, вести свой канал с интересными постами, ссылками и даже с обсуждениями. Опять же, вы все читаете новости и знаете, что этот канал должен быть не единственным каналом коммуникации с вашей аудиторией.

CRM-системы и системы управления проектами

Не первые в списке, но самые важные для каждого продажника, маркетолога, руководителя инструменты. Я подчёркиваю, что речь идёт не только о продажниках, потому что CRM вышли за рамки программы для продаж и трансформировались в универсальные решения, обеспечивающие автоматизацию на всех этапах разработки клиента. То же самое с системами управления проектами: они выросли из графика Гантта и группового планирования, и стали настоящими пультами управления делами. Опять же, не открою Америку, если скажу, что системы управления могут быть в составе CRM-систем, а элементы CRM могут входить в проектные приложения.

Если вы современный продажник и у вас нет CRM-системы, вы не современный продажник.

«Подручные» приложения на телефоне и диктофон

Что бы вам ни понадобилось, это скорее всего, уже есть в качестве мобильного приложения. Используйте эти возможности, чтобы ещё больше автоматизировать вашу работу и особенно рутину. Вот список приложений, которые вам наверняка пригодятся:

• RDP-клиент — чтобы иметь доступ к удалённому рабочему столу (например, к CRM или отчётам в папке на вашем ПК)
• Файловый менеджер типа Total Commander — чтобы мгновенно ориентироваться в файлах на вашем смартфоне, в документах и презентациях
• GoogleDocs — чтобы вносить правки в документы и презентации на лету в любое удобное время
• Переводчик — чтобы уточнить какие-то термины или непонятные слова, если работа связана с другими языками и т.д.

Отдельно важная вещь — диктофон, вы можете записать на него детали переговоров (правило хорошего тона: спросите согласие собеседника перед началом записи!), чтобы ничего не забыть. Совет: проверьте качество записи заранее и убедитесь, что вам хватит памяти для будущей записи. Обратите внимание, что не во всех телефонах с помощью диктофона можно записать двухсторонний разговор. Лучше воспользоваться специальным приложением, однако все они работают с помощью Интернета, поэтому убедитесь, что мобильный интернет подключён и работает на стабильной скорости (если скорость будет низкая, будет много искажений голоса).

IP-телефония

Ну кто такой продажник без телефона?! Продажник без телефона — это маркетолог какой-то! Ваш работодатель (ну или вы как работодатель) наверняка обеспечили сотрудников IP-телефонией. О чём тут говорить? А тут не всё так просто. Обратите внимание на:

• репутацию компании — она должна давать гарантии стабильности и качества связи
• цены — IP-телефония хороша тем, что она стоит недорого, поэтому сравните корпоративные тарифы разных компаний
• не покупайте услуги IP-телефонии у вендоров корпоративных систем: как правило, такие звонки обойдутся вам дороже из-за вендорской агентской наценки
• обратите внимание на наличие виртуальной АТС, которая расширит ваши возможности; иногда за виртуальной АТС можно обратиться, например, к вашему поставщику CRM или другого корпоративного ПО.

В общем, друзья, взгляните на календарь — там XXI век, 2019 год. И если вы отказываетесь от очевидных благ нашей техно цивилизации, подумайте о том, насколько вы эффективны. А если отказываются ваши сотрудники, подумайте о другом: возможно, они боятся технологий, потому что им есть что скрывать. Впрочем, это домыслы. Главное, будьте на острие техно — и работа будет эффективнее.

_______________________________________________

Автор статьи — менеджер по маркетингу компании RegionSoft Developer Studio, мы делаем мощную и удобную CRM-систему для малого и среднего бизнеса RegionSoft CRM и 17 лет автоматизируем компании. Если она вам нужна, вы всегда можете обратиться к нам, задать вопросы и решить, готовы ли в к автоматизации.

P.S.: мнение автора может совпадать, а может не совпадать с позицией компании.