Бакшт Константин

Как эффективно пользоваться ежедневником

Ежедневник - казалось бы, самый простой, основной и базовый инструмент по управлению временем. Купить ежедневник можно в любом магазине канцтоваров, деловых подарков и в большинстве книжных магазинов. Однако, нигде не учат, как пользоваться ежедневником - и в результате большинство сотрудников любого предприятия, которым ежедневник был бы весьма полезен, просто его не используют. Причем не пользуются ежедневником (или его аналогами - бумажными либо компьютерными) не только большинство рядовых сотрудников, но и значительная часть руководящего состава! Что, конечно же, совершенно неприемлемо.

Попробую исправить этот недочет и рассказать о том, как можно эффективно использовать ежедневники. Прежде всего, нужно выбрать себе хороший, качественный ежедневник: пользоваться им будет значительно удобнее, чем примитивным ежедневником, похожим на обычный блокнот, в котором даже часы в дне не расписаны и отсутствует календарь. Опять же, не нужно забывать о том, что если Вы участвуете в статусных переговорах - ежедневник относится к числу тех аксессуаров, по которым Вас оценивает противоположная сторона. Так что при переговорах на несколько миллионов выкладывать на стол ежедневник производства фабрики "Урюпинский печатник" стоимостью 35 рублей - не самая лучшая идея ;) На мой вкус, вполне приемлемы ежедневники производства "Nazareno Gabrieli". Также важен размер ежедневника. Если Ваша работа предполагает интенсивные разъезды и переговоры на выезде к клиентам, слишком большой ежедневник обязательно потребует сумки или портфеля, чтобы его нести - а небольшой легко войдет в карман пальто. Опять же, при правильном использовании ежедневника его надо носить с собой практически постоянно. На случай, если Вам придет в голову какая-то хорошая идея, которую лучше сразу же вписать в ежедневник для дальнейшей реализации. А такие идеи, надо сказать, значительно чаще приходят Вам в голову на отдыхе, в пути или когда Вы читаете хорошую книгу, чем во время рабочей текучки... Или вечером Вам позвонил партнер - Вы посмотрели в ежедневник, согласовали с партнером время встречи (или созвонки), вписали все в ежедневник, закрыли ежедневник - и сразу же выбросили этот вопрос из головы. Или Вы встречаетесь с другом, обсуждаете, как идут дела в его бизнесе - и в процессе разговора Вам приходит в голову хорошая идея по развитию Вашего бизнеса. Вы сразу же вписываете ее в ежедневник (в форме задачи, которую Вы или Ваши коллеги начнут решать в определенный день), закрываете ежедневник - и возвращаетесь к приятной дружеской беседе. В общем, ежедневник полезен именно тогда, когда он всегда под рукой. Чтобы любой поступивший вопрос или возникшую идею в любой момент можно было бы вписать в ежедневник - и не держать в голове. Поэтому, где бы Вы не находились и куда бы Вы не ехали - при Вас всегда должны быть ежедневник и ручка (у меня ручка всегда есть в бумажнике). Так что удобнее всего - ежедневник карманного формата.

Например, Вы едете куда-то - и вдруг в голову приходит хорошая мысль. Если ее сразу же не записать, скорее всего, она улетучится, забудется... Мало ли отличных мыслей, идей и предложений погибает таким образом сразу после рождения - оттого, что их не записали и не сохранили? Если же ежедневник при Вас - вписываете свою идею туда (лучше всего - в виде вопроса, поставленного на контроль). И Вы спокойны, что теперь Ваша идея обязательно будет реализована. Если Вы едете за рулем автомобиля - остановитесь, прижмитесь к обочине, запишите свою идею в ежедневник - и спокойно езжайте дальше. Маневр займет у Вас несколько минут, а ведь по-настоящему ценная идея приходит в голову далеко на каждый день!

Особое предупреждение: во время дневного сна ежедневник и ручка должны лежать рядом с кроватью! Если Вы проваливаетесь в дневной сон, когда Ваша голова перегружена рабочими (или личными) вопросами, дневной сон становится идеальным моментом для освобождения Вашего подсознания вместе с Вашей интуицией. Пока Вы спите (иногда это настоящий сон, а иногда этакий полусон-полубред, когда Вы вроде и не бодрствуете, и заснуть до конца не можете - ничего, отдохнуть при этом все равно удается!), Ваш мозг работает над поставленными ему задачами. И - о чудо! - вдруг у Вас возникает озарение, и все становится на свои места! Именно так, по рассказам, было с Менделеевым - окончательная систематизация таблицы элементов у него произошла во сне: подсознание и интуиция провели эту работу, пока он спал. Или Вам просто может прийти в голову толковая идея, которая поможет двинуть дальше решение важного для Вас вопроса... Но необходимость удерживать эту идею в голове и, не дай Бог, не забыть ее до пробуждения уже не даст Вам спать дальше. Выход - сразу же, рефлекторно записать эту идею в ежедневник - главное, чтобы и ежедневник, и ручка лежали под рукой, и Вам не приходилось для этого вставать (потом, когда выработается привычка, Вам для этого даже не придется до конца просыпаться). И спокойно засыпаете дальше! Вполне возможно, что за время одного дневного сна Вам в голову придет несколько отменных идей, которые окажут Вам в дальнейшем неоценимую помощь.

Итак, одно из основных предназначений ежедневника - туда Вы вписываете мысли, идеи, задачи и вопросы, которые нужно поставить на контроль, сразу же в момент их возникновения. А как заполняется ежедневник?

Первое основное предназначение ежедневника - планирование тех дел, которые нужно сделать в определенные дни (и к определенному моменту времени), а также совместных мероприятий, в которых, кроме Вас, участвуют другие люди. Это может выглядеть так:

На примере данного дня мы видим, что на 12.30 и на 17.00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже подписали ряд вопросов, которые Вы обязательно поднимете на совещании. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше - и, когда они возникли, Вы сразу вписали их в ежедневник рядом с тем мероприятием, где их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут вписаны в протокол, после чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока не будут решены.

Наконец, самый серьезный для Вас вопрос на этот день - типовая презентация комплекса "Веста", поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с "Агро-Снабом" и совещанием по рекламе: там остается интервал свободного времени, который можно будет использовать для еще какого-нибудь полезного дела.

Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать ежедневник и для того, чтобы контролировать других? Так мы приходим к идее КОНТРОЛЬНОГО РАЗДЕЛА ежедневника.

"Контрольный" раздел - большой шаг вперед для повышения эффективности использования ежедневника! Идея его возникновения проста: если ежедневник можно использовать, чтобы контролировать себя, почему бы с его помощью не контролировать других? В результате на каждой странице ежедневника вверху отводится место для "контрольных точек". Это - те вопросы и задачи, решить которые должны другие люди, и решение которых Вы контролируете. Сюда же могут входить и важные платежи, поступление которых Вы держите на личном контроле. Например:

• "Муаранг-Трейд" 1,2 млн.руб.(Кочнева)
• Акт на 2,7 млн.руб.по 3-му этапу - Балаковская АЭС (Дмитриев)
• Ромашева: маркетинговый план на 2-й квартал
• B/D: Олег Анимподистович Корольков - сот.8(927)1110000

Первая "контрольная точка" - проплата от Клиента "Муаранг-Трейд", которую должна обеспечить Кочнева. Если в утреннем отчете по платежам Вы не увидели этой проплаты, можно позвонить Кочневой и спросить, в чем дело. Или отписать смс, подождать ответа (при этом Кочнева может предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию). И уж дальше - по обстоятельствам - звонить. Более того, если Ваши сотрудники и коллеги имеют опыт работы с Вами, они уже знают: если Вы поставили на контроль какой-то вопрос, Вы в назначенный день проконтролируете его ОБЯЗАТЕЛЬНО. Если им вовремя не удалось решить данный вопрос - лучше заранее Вас предупредить, чтобы Вы перенесли контроль этого вопроса на другой день. Иначе Вы обязательно снесете им голову - расплата неизбежна! В любом случае, если сегодня деньги не пришли, "контрольная точка" переносится в контрольный раздел ежедневника на один из следующих дней. Наоборот, если ожидаемая сумма уже поступила в один из предыдущих дней - Вы сразу же вычеркиваете "контрольную точку" из контрольного раздела ежедневника.

Следующая "контрольная точка" касается подписания важного для Вас (и для компании, конечно) акта выполненных работ. Вряд ли информация о подписанных/неподписанных актах включается в утренний фин.отчет. Поэтому, чтобы понять, что происходит с подписанием акта, Вы звоните Дмитриеву, либо пишете ему запрос по смс/по емайл. Обратите внимание: если Вы контролируете подписание акта сегодня, значит, он должен был быть подписан не позднее предыдущего рабочего дня. И, если Вы уже получили информацию, что акт подписан, Вы вычеркиваете исполненную "контрольную точку" из ежедневника.

Третья "контрольная точка" - не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2-й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел к Вам на емайл - пора звонить Ромашевой!

Четвертый вопрос - Вы запланировали поздравить близкого Вам человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого-то, а напоминание для Вас, решается все так же: звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.

Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто-то пообещал Вам что-то значимое (оплату Клиента, решение вопроса, разработать документ) - СРАЗУ делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13-го марта - пишете "контрольную точку" на 14-е марта, и так далее. Постепенно и Ваши сотрудники, и Ваши коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно - иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.

Когда контрольный раздел ежедневника регулярно заполняется - его удобно использовать и для борьбы... с собственной ленью. Все мы - люди, мы несовершенны, и лень нам свойственна! Представьте: Вы - большой босс. Вы приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали, и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется... просто катастрофически! Но... надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника - а там 5, 8 или 10 "контрольных точек" на сегодня. Звоните всем "фигурантам" по очереди - и каждому, кто еще не сделал обещанного, отшибаете башку. Расправа занимает у Вас 10-15 минут. Вы "разогнались", энергии прибавилось... теперь Вам значительно легче начать заниматься Вашими собственными делами. Опять же, как-то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что "наехали" на несколько сотрудников и коллег... Поработали, чувствуете - жажда деятельности сходит на нет... Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника - и еще раз продалбливаете всех тех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам - их нужно выполнить любой ценой! И - точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс... а попасть под Ваш пресс им ОЧЕНЬ не хочется.

Что еще можно сделать для более эффективного использования ежедневника? Имеет смысл делить каждую страницу ежедневника вниз от контрольного раздела вертикальной чертой - пополам. Слева от разделительной черты Вы выписываете мероприятия, жестко привязанные по времени (например, совещания, встречи с Клиентами, визит к нотариусу). А справа от черты Вы перечисляете те плановые вопросы, которые Вам нужно решить, используя свободные интервалы времени. Когда у Вас возникает интервал свободного времени, Вы можете (особенно, если это нужно для "разогрева") пройтись по контрольному разделу ежедневника. Потом смотрите в правую часть страницы - на список плановых задач. И выбираете из списка либо самое важное дело - либо, в крайнем случае, дело, к которому у Вас в данный момент времени больше лежит душа. Чтобы уделять больше внимания более важным задачам, полезно каждое утро расставлять рядом с задачами в правой части сегодняшней страницы ежедневника приоритеты: какая задача самая важная (I), какая - вторая по важности (II), и так далее. Решенная Вами задача вычеркивается из правой части страницы. Все дела, которые не сделаны к концу рабочего дня, переносятся на следующие дни - в правую часть страниц ежедневника на эти дни.

Вот как в этом случае может выглядеть страница Вашего ежедневника:

Конечно, у Вас может возникнуть вопрос: почему я так подробно рассказываю о ежедневнике в век компьютерных технологий? Безусловно, я буду только за, если Вы будете планировать список своих дел в Outlook и использовать в качестве органайзера ноутбук или коммуникатор. Я просто делюсь с Вами своим опытом. У меня есть и ноутбук, и коммуникаторы - но для планирования своего времени я пользуюсь ежедневником, и это у меня неплохо получается. Не так важно, как Вы организуете свое время - с помощью компьютера, или "бумажного" ежедневника. Важно, чтобы у Вас это получалось - легко, удобно, эффективно и без лишних усилий!

Эта статья входит в книгу Константина Бакшта «Вкус жизни» (ИД "Питер" 2010)

Константин Бакшт, генеральный директор компании «Капитал-Консалтинг» (www.salesystem.ru, www.fif.ru),
автор книг «Построение отдела продаж: с «нуля» до максимальных результатов»,
«Как загубить собственный бизнес: вредные советы российским предпринимателям».
«Боевые команды продаж», «Усиление продаж», «Большие контракты»,«Вкус жизни» и новой книги «Построение бизнеса услуг» .