Лира Александр

Тратим меньше. Нынешние торговые предприятия по своему техническому оснащению далеко ушли от вчерашних сельпо. И одновременно с этим существенно выросли расходы на содержание и использование торгового оборудования. Как снизить общую сумму этих затрат, знает участник Сообщества Александр Лира.

Затратами на оборудование управлять сложно – все они имеют комплексный характер и делятся на несколько групп.

Первую группу составляют затраты на получение юридической возможности использования оборудования:
- первоначальная стоимость оборудования, если оборудование покупается в собственность,
- затраты на аренду, если оборудование берется в аренду,
- лизинговые платежи, если оборудование получается по схеме финансового лизинга.

Вторая группа – затраты на техническое обслуживание и ремонт оборудования:
- стоимость запасных частей,
- заработная плата собственного обслуживающего персонала,
- стоимость услуг сторонних организаций.

Третья группа состоит из затрат на эксплуатацию оборудования, возникающих в процессе его работы (например, электроэнергия).

С точки зрения возможностей снижения представленная групповая структура данных затрат диктуем нам следующее требование – при рассмотрении различных мероприятий по снижению затрат одной группы необходимо принимать во внимание то, как проведение этих мероприятий отразится на затратах другой группы. Вследствие чего первый «секрет» – необходимо стремиться к снижению общей суммы затрат на оборудование, даже если затраты по какой-нибудь из групп вырастут.

Вы знаете, что двадцатилетний автомобиль «Вольво» можно купить «всего» за 120 тыс. рублей, а потом ежегодно тратить почти столько же на его техническое обслуживание. Иными словами, сэкономив на первоначальной стоимости, можно разориться на техническом обслуживании.

Есть еще один секрет снижения затрат. Важно не только то, во сколько нам обходится оборудование, но и то, какой эффект мы получаем от его использования, какую полезную работу оно выполняет. Таким образом, второй «секрет» – нужно стремиться к тому, чтобы на единицу результата, полученного от использования оборудования, приходилось как можно меньше затрат, связанных с его использованием. Если продолжить автомобильную тему, то рассмотренный показатель трансформируется в стоимость одного километра пробега.

Далее рассмотрим ряд практических вариантов по снижению данных затрат.

Способ первый. Планирование потребности в оборудовании

Нет человека – нет проблемы. Нет оборудования – нет и связанных с ним затрат. Самый простой и самый радикальный способ снизить затраты на оборудование – не покупать и не использовать его, но не отказываться вовсе. Просто уберите все лишнее – в этом вам поможет планирование потребности в оборудовании.

Показателен пример с кассовыми терминалами. При расчете необходимого количества крайне важно не ошибиться. Мало – значит, это несовершенные покупки, недовольство и снижение лояльности покупателей (недополученные доходы, другими словами). Много – это дополнительная стоимость на кассовый бокс, POS-систему, фискальный регистратор, лицензии и затраты на последующее обслуживание.

Методики расчета особой сложности не представляют, так что вы вполне можете сами ими воспользоваться. И даже если не решитесь полностью положиться на результаты самостоятельно проведенных расчетов, то, по крайней мере, сможете проверить результаты расчетов, которые вам представила привлеченная для этого компания-поставщик.

Кстати, зачастую проектированием магазинов, в том числе и расчетом потребности в оборудовании, занимаются именно компании, которые это самое оборудование и поставляют. Поэтому неудивительно, что их проекты могут иметь склонность к повышенной плотности размещения торгового оборудования, а их фантазии в комплексном оснащении магазина «под ключ» не знают предела. Так что не ленитесь перепроверить их.

Цель оснащения магазина – создать возможность по размещению планируемого ассортимента товара на имеющихся площадях и сделать операции с товаром удобными как для покупателей, так и для персонала магазина.

Основная ошибка, с которой сталкиваются многие, – это планирование потребности в оборудовании и проектирование его размещения до формирования «ассортиментной матрицы». На самом деле, лишь после формирования этой матрицы вы сможете четко оценить, какая площадь выкладки и какой перечень оборудования необходимы. После этого можно подключать к работе компании, занимающиеся комплексным оснащением, и тогда уже их «фантазии» будут лежать в рамках вашего технического задания, так что предложить больше необходимого им не удастся.

Способ второй. Правильный выбор оборудования

Правильно выбрать оборудование – значит, использовать те два «секрета», рассмотренных выше. Суть же способа второго заключается в том, что необходимо стремиться к тому, чтобы значение показателя «Общая стоимость владения» (то есть сумма всех затрат на оборудование) было минимальным и чтобы на единицу полезной работы оборудования приходился минимум затрат.

Практическое применение данного способа рассмотрим на примере холодильных ларей. Холодильные лари – тема благодарная. В том смысле, что при правильном подходе здесь можно получить очень неплохие результаты.

Во-первых, можно использовать лари вместо бонет, при этом доукомплектовать лари стеллажами. Источников эффективности в этом случае сразу два. Эксплуатация ларей обходится дешевле эксплуатации бонет. Для увеличения «отдачи с квадратного метра» для бонет используются так называемые суперструктуры, а для ларей вполне достаточно обычных, более дешевых стеллажей. Соотношение приблизительно такое. На секцию бонета 3,75 м необходима суперструктура стоимостью порядка 40 тыс. рублей. А стеллаж для ларя такого же размера будет стоить порядка 18 тыс. рублей.

Во-вторых, можно существенно выиграть за счет правильного выбора производителей и моделей ларей. Здесь, собственно, главный принцип такой – повысить отдачу с квадратного метра, то есть сделать так, чтобы на единицу площади пола приходился максимум полезного объема. «Попутно» удастся улучшить и другие эксплуатационные характеристики и снизить затраты.

Способ третий. Правильная организация технического обслуживания оборудования

Конечно же, потенциальные затраты на техническое обслуживание (и ремонт) надо рассматривать в совокупности с прочими затратами на оборудование и с оценкой «совокупной стоимости владения», то есть в рамках реализации представленного выше второго способа.

Однако правильную организацию технического обслуживания оборудования можно рассматривать и как самостоятельный способ снижения затрат. И дело тут вот в чем. Один и тот же вид оборудования одного и того же производителя в одном случае может обслуживаться и ремонтироваться дешевле, чем в другом. Все зависит от того, насколько рационально организовано и ведется техническое обслуживание.

Сформулирую следующие основные правила рациональной организации технического обслуживания оборудования.

Правило первое. Проведите тщательный анализ вариантов при выборе исполнителя работ по техническому обслуживанию. Речь идет о том, что необходимо рассмотреть все «плюсы» и «минусы» варианта «самообслуживания» и варианта, когда выполнением работ занимается сторонний подрядчик.

В первом случае «плюсы» и «минусы» будут следующими…
- Стоимость «нормо-часа» работы собственного сотрудника будет ниже, чем у внешних подрядчиков. Но нужно принимать во внимание, что собственного сотрудника вы не всегда сможете полностью загрузить работой, а потому у него будут часы «оплачиваемого простоя».
- Собственный сотрудник находится «под рукой», то есть теоретически сможет приступить к работе почти моментально. В то же время сотрудник может находиться на больничном или в отпуске – и тогда ваши «тылы» будут неприкрытыми.
- Нужно обеспечить сотрудника необходимым инструментом и расходными материалами, а также иметь в наличии некий минимальный набор самых ходовых запасных частей.
- С собственного сотрудника всегда можно спросить. В то же время он всегда может просто уволиться.

В случае привлечения внешнего подрядчика «плюсы» и «минусы» будут выглядеть иначе.
- Стоимость «нормо-часа» работы будет выше. Но, с другой стороны, оплачивается время только фактического выполнения работы, «простои» не оплачиваются.
- Подрядчик сможет приступить к работе только через несколько часов (или даже дней) после вызова. (Скорость реакции на поступившую заявку оговаривается в договоре и жестко контролируется.) С другой стороны, у него не будет «отпусков и больничных».
- Инструменты у подрядчика свои. Обеспечение запчастями – за ним. (Этот аспект обслуживания также оговаривается в договоре).
- В договоре можно прописать ответственность подрядчика, в том числе и финансовую. Но не факт, что при необходимости можно будет его к ней привлечь. Кроме того, подрядчик будет склонен к злоупотреблениям (например, стремиться под видом «обоснованного ремонта» продавать вам запчасти).

Если говорить об общей тенденции, то содержание собственной ремонтной службы, в большинстве случаев, экономически менее оправдано, чем привлечение подрядчика. Единственный вариант, для которого уместно «самообслуживание», – это сеть, включающая в себя более полдюжины торговых точек с большим парком оборудования). Так что, если в вашем регионе есть относительно вменяемые подрядчики, то отдайте предпочтение им.

Правило второе. Тщательно подходите к выбору подрядчика и правильно оформляйте отношения с ним. Неплохой вариант – поставщик данного оборудования. Вы можете всячески декларировать ему, что и в будущем собираетесь «отовариваться» у него. Тогда можно предположить, что за «дивиденды» с будущих продаж поставщик будет хорошо выполнять работу по техническому обслуживанию уже проданного оборудования.

Но здесь может быть иная ситуация. Например, можно проводить обслуживание купленного автомобиля у официального дилера, у которого она была куплена. Но стоимость нормо-часа у «официалов» – вызывающе непристойная. Так что резоннее обратиться в «обычный» автосервис, где работу сделают не хуже, но с расценками в 1,5–2 раза ниже. Поэтому уже на этапе выбора и закупки оборудования разделяйте стоимость оборудования и стоимость обслуживания. В случае попытки завышения стоимости обслуживания, обращайтесь в стороннюю организацию (но не в ту, у которой непосредственно закупалось оборудование).

Можно выбрать схему работы «по вызову и по факту», когда вы будете вызывать подрядчика при возникновении фактической потребности в проведении работы по обслуживанию и оплачивать выполненную работу.

Такая схема кажется справедливой: вы не оплачиваете работу, которой не было, а оплачиваете ту, которая фактически выполнена. Но эта внешняя справедливость имеет и оборотную, несправедливую, сторону: подрядчик волей-неволей будет заинтересован не в том, чтобы ваше оборудование работало, а в том, чтобы вы обеспечивали его работой. Проще говоря, сегодня он устранит поломку, но ровно таким образом, чтобы через две недели его вызвали снова.

Схема абонентского обслуживания предполагает оплату некоторой суммы за определенный период, а подрядчик заботится о том, чтобы в это время ваше оборудование работало.

Отчасти и эта схема является несправедливой: допустим, вы заплатили за квартал, 20 тыс. рублей, а подрядчик у вас даже не появился. Такая ситуация возможна, конечно. Но, все же заказчик, как и вы, заинтересован в том, чтобы ваше оборудование работало, а не в том, чтобы работа была у него самого. Поэтому в большинстве случаев схема абонентского обслуживания является более приемлемой. Но для ее удачной реализации необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
- общую стоимость абонентского обслуживания разбивайте на две части – стоимость работ и стоимость запасных частей (плюс расходных материалов);
- в отношении стоимости работ проводите разделение по плановому обслуживанию и стоимости внеплановых (аварийных) работ. Конечно, подрядчику не очень хочется брать на себя ответственность по устранению непредсказуемых аварийных ситуаций за фиксированную сумму. Настаивайте на этом. В противном случае ваш «Договор абонентского обслуживания» превратится в схему работы «по вызову и по факту»;
- в отношении внеплановых (аварийных) работ оговорите предельные сроки, в течение которых подрядчик обязуется их выполнить. Подрядчик, вероятно, захочет вставить сюда спасительное для себя примечание «при наличии запасных частей». Поэтому оговорите особо и вопрос наличия запасных частей;
- при определении стоимости запасных частей, поставляемых «бесплатно» в рамках абонентской платы, оговорите перечень этих запасных частей и цену по каждой позиции. Вынесите перечень и цены в приложение к договору;
- к указанному перечню запасных частей обязательно сделайте примечание, что «Подрядчик обязуется постоянно иметь их в наличии на складе». А для всех остальных, не упомянутых в перечне запчастей, оговорите максимальный срок их доставки.

Правило третье. То, что техническим обслуживанием оборудования занимается внешний подрядчик, совсем не значит, что вы сами должны полностью от этого вопроса самоустраниться. Во-первых, кто-то должен взаимодействовать с подрядчиками. Во-вторых, необходимо их контролировать и принимать работу. В-третьих, в компании кто-то должен отвечать за поддержание оборудования в рабочем состоянии и за затраты, которые в связи с этим возникают.

Поэтому вам нужен ответственный человек, который непосредственно «руками» может ничего и не делать, но который будет управлять обслуживанием и ремонтом оборудования.