сейчас находимся в поиске подходящего нам продукта. У нас небольшая организация, можно даже сказать маленькая, поэтому ищем что-то недорогое и не очень сложное. Попробовали пока Битрикс24, не понравилось - одни платные модули и заточено больше под продажи, а нам надо больше под наш рабочий процесс.
Для чего нам нужна система опишу вкратце. Появляются постоянно новые заказы, они небольшие, но в них возникает путаница. Со временем забываются детали заказов и даже бывает забывается какой клиент сколько давал аванс и сколько еще должен оплатить.
Т.е. нам нужно параллельно вести заказы многих клиентов. Заказы типовые с небольшими вариациями. Примерно так выглядит процесс заказа:
1. клиент звонит или образается через сайт либо емэйл (хотим добавить еще Viber). Ему сразу обозначаем стоимость, если есть непонятки, то стоимость обозначается после выезда и осмотра (следующий этап).
2. производится выезд к клиенту и осмотр, также может уточняться стоимость и клиент принимает решение и выда́ет аванс под расписку (расписка и договор это единый типовой бланк для всех клиенто́в, в этом же бланке по завершению всего процесса работ и получении остатка оплаты расписывается наш представитель о получении остатка и расписывается клиент, что работы приняты). После выезда у нас появляются на руках документы и фото, которые необходимо хранить в облаке в привязке к этому заказу (сейчас сканы и фото храним на яндекс диске в отдельной папке заказа). также после выезда вносится информация в общую таблицу заказов, там много полей, основные это дата, фио, адрес объекта, тип объекта (основных типов несколько, не более 10, и бывает нетиповые объекты изредка, то есть нужна возможность вручную написать об особенностях), аванс сколько получен, общая стоимость, все ли документы получены от клиента, дата выполнения монтажа, какая бригада выполняла монтаж, поле статуса заказа (принят, монтируется, оформляются документы, сдается, ждет окончательной оплаты, завершен и т.п.). сейчас эту таблицу ведем в экселе в облаке.
3. подается заявка на подключение в сетевую организацию (делаем дальше все мы - есть пару работников ответственных за дальнейшие этапы и желательно чтобы было видно кто ответственный и кто переводил на следующий этап)
4. выполняются физические работы бригадой, в таблице ставится отметка какая бригада выполняла и примечание при необходимости.
5. печатаются бумажные документы от нашей организации, они необходимы для этапа 6
6. сдается результат работ сетевой организации
7. оформляются документы необходимые от сетевой организации
8. заключается договор энергоснабжения с сетевой организацией
9. готовый пакет документов передается клиенту и он оплачивает остаток оплаты. о готовности клиента хотим извещать по смс, эл.почте, вайберу и если нет ответа то только тогда уже звонить ему т.к. обзванивать это большая работа. в идеале хотим чтобы по готовности ему отсылалось уведомление типа: уважаемый клиент фио, ваши документы готовы, приходите забирайте, связавшись предварительно с нами по такому-то телефону, ваш остаток оплаты столько-то.
9. иногда необходимо после выполнения работ связываться с клиентом или отсылать ему какую-то информацию по емэйл или смс (доп. предложения, уведомления об отключениях и т.п.)
еще одна отдельная задача не привязанная к заказам - учитывать траты на покупку материалов и инструмента и бензин. грубо говоря я выдаю работнику некую сумму на расходы, он покупает в магазине материалы и прямо из магазина или из машины на смартфоне вписывает "купил материалы", сумма такая-то и фотографирует чек и это сохраняется в системе и чек привязан к этой его записи и можно проконтролировать на что и когда он тратил. тоже самое бензин - пишет на заправке "моя заправка" потратил 1000 рублей и фото чека. и это быстро чтобы было. можно это все в 1с вести, авансовые отчеты и т.п., но это тогда надо отдельного человека который только этим учетом и будет заниматься, а мне это не нужно. достаточно вот такого контроля. и чтобы можно было такую таблицу трат открывать и суммировать для проверки. например выдали ему 10000, он потратил 1000 на бензин, 5000 на материалы и 4000 на нем еще висит.
и в перспективе еще хотим когда-то сделать систему мелких заказов с сайта и выезды по расписанию. типа системы бронирования. т.е. клиент из календаря выбирает незанятые день и время (продолжительность этих мелких работ фиксированная 2 часа), делает заказ, оплачивает его онлайн либо наличными при выезде, в забронированное время выезжает к нему бригада, выполняет работы, он расписывается, бригада отмечает со смартфона, что заказ выполнен и прикладывает фото бланка с росписью клиента и ведется учет полученных денег в случае оплаты наличными на месте.
