В деятельности любой компании периодически может возникать задолженность со стороны клиентов. Некоторые контрагенты забывают вовремя оплачивать счета, другие могут столкнуться с финансовыми трудностями и временно не иметь доступных средств для расчетов. Сама по себе дебиторская задолженность не является чем-то негативным для предприятия, ведь в большинстве случаев со временем эти средства будут возвращены. Но, тем не менее, для задолженности должен быть обеспечен грамотный учет и контроль, ведь если размеры долгов будут расти это усложнит деятельность компании из-за падающего объема оборотных средств. Денис Денисов, юрист юридической группы Lexrus, объясняет, что такое дебиторская задолженность, когда и как она возникает, а также что предпринять, чтобы ее взыскать.

Клиент не заплатил. Что нужно сделать в первую очередь?

Обычно сроки выплаты за оказанные услуги или поставленный товар указаны в договоре о сотрудничестве. Если же такие сведения в контракте не указывается, считается, что у сторон есть 30 дней, чтобы рассчитаться друг с другом. Таким образом, задолженность возникает по истечении либо указанного в договоре срока, либо после 30 дней, определенных в законодательстве. Если за этот период деньги не поступили, нужно начинать предпринимать меры по контролю и взысканию задолженности, иначе есть риск, что задолженность перейдет в категорию проблемных.

Первое, что нужно сделать — это обратиться напрямую к клиенту и уточнить, почему до сих пор услуги не были оплачены. Вполне вероятно, ответ вас устроит: у контрагента могут возникнуть временные трудности, он банально забыл о необходимости заплатить вам или другие причины. В этом случае особых сложностей нет: нужно немного подождать, и деньги поступят. Если же клиент отказывается платить всю сумму или ее часть, не отвечает на звонки и обращения, это плохой сигнал: за свои деньги придется побороться. В таких ситуациях можно пригрозить судом или другими мерами — иногда это вполне действенно и помогает вернуть задолженность.

Что предпринять, если просрочка платежа перерастает в дебиторскую задолженность?

Если платеж просрочен, ваши устные требования и обращения игнорируются, а клиент не стремится заплатить, нужно переходить к более действенным мерам по взысканию задолженности. Первым этапом должна стать официальная претензия, которая направляется кредитору. В ней указывается размер задолженности, обстоятельства, при которых она возникла, сроки, когда должна быть выплачена, а также требования погасить ее в ближайшее время. Для составления претензии стоит привлечь юристов, чтобы документ выглядел более убедительным и был юридически грамотным. После претензия вместе с подтверждающими документами направляется должнику.

Если и претензия не дала результатов (должник проигнорировал обращение или отказался платить), отстоять свои интересы можно в судебном порядке. Для этого готовится исковое заявление с указанием всех сведений, касающихся спора (когда и при каких обстоятельствах возникла задолженность, какие меры предпринимались, чтобы взыскать ее в досудебном порядке), а также указываются ваши требования: взыскать средства согласно условиям договора, а также, по желанию, дополнительную компенсацию, пени за просрочку и так далее. Исковое заявление вместе с подтверждающими документами (включая копии договора, претензии, первичные бухгалтерские документы) направляется в арбитражный суд на рассмотрение. Если процесс ведет опытный юрист, можно рассчитывать на вердикт в вашу пользу.

Меры профилактики для снижения риском возникновения дебиторской задолженности

Намного эффективнее не допускать дебиторской задолженности вообще — тогда не придется прикладывать усилий по ее взысканию. Вот несколько советов, как этого добиться:

• своевременное информирование клиентов о наличии задолженности — не следует ждать окончания срока, когда с вами должны рассчитаться. Если деньги не поступили в первые 7–10 дней после исполнения условий контракта с вашей стороны, лучше напомнить контрагенту о необходимости заплатить;
• четкие условия договоров — в каждом контракте должны быть четко и однозначно прописаны сроки и условия расчетов за предоставленные услуги или товары, чтобы клиент знал, сколько времени отводится на расчеты и что будет, если не заплатить в установленный срок;
• тщательный контроль задолженностей — каждая просрочка платежей, даже незначительная, должна обязательно фиксироваться. это поможет лучше контролирует положение дел в компании и своевременно предпринимать меры по обращению с проблемными клиентами;
• прекращение отношений с некоторыми контрагентами — если за одним и тем же клиентом регулярно наблюдаются проблемы с оплатами, лучше отказаться от сотрудничества с ним. Это поможет улучшить общую ситуацию с дебиторской задолженностью.