Электронные письма создают образ вашей компании в глазах клиента, день за днем. Они могут стать лучшими помощниками или «тихими убийцами» вашей репутации. Вот 10 «мелочей», которые становятся тактическими ошибками в борьбе за лояльность клиента.

1. Нет темы письма.

Когда вы ведете интенсивную переписку или длительное время обсуждаете один вопрос – например, поставки самоваров в Тулу, гораздо эффективнее сразу обозначить тему и содержание письма. Ваш адресат сможет легко найти все сообщения по этому вопросу, когда бы они ни были отправлены, а не перелопачивать горы писем. И, конечно, нельзя отправлять без темы новое предложение от вашей компании.

Не забудьте: указывая в поле «тема» название своей компании или его часть, не используйте кавычки и специальные символы, иначе сообщение рискует попасть в спам.

Самоварофф, поставки в Тулу.

АкваМир меняет условия доставки.

Специальная цена на косметику от Флоранс

2. Нет приветствия и личного обращения.

Одним людям не нравится, когда с ними не здороваются, другим – все равно. Если вы относитесь ко второй группе, не судите по себе. Есть люди, которых буквально коробит, когда они получают письмо без приветствия. Для них не важно, что вы изо дня в день переписываетесь по одному и тому же вопросу.

Сравните:

Груз отправлен 08.10.2015.

Доброе утро. Груз отправлен 08.10.2015.

Доброе утро, Мария. Груз отправлен 08.10.2015.

Увидев Марию на улице, вряд ли вы буркнете «груз отправлен», и понесетесь дальше. Вы же не считаете, что достаточно было поздороваться неделю назад? То же и в письмах, новый день – новое «здравствуйте». Это располагает к доверию и позволяет человеку чувствовать, что он для вас значим.

3. Лирические отступления и многословие

Они заставляют вашего адресата буквально продираться к смыслу, отнимая его время и изрядно раздражая. С первых слов письма клиент должен понять, что здесь есть для него, о чем пойдет разговор, нужно это решить сию минуту или может подождать. Выдавайте объем информации, необходимый для принятия решения, опирайтесь на цифры и факты. Не пишите того, что не имеет отношения к делу – эмоции и подробности.

Попробуйте это: сначала сформулируйте вопрос или просьбу, а потом, если необходимо, аргументируйте их, а не наоборот.

Чтобы ваш клиент мог быстрее включиться в вопрос, напомните адресату о предыдущих договоренностях. Например: «Как вы и просили, я подготовил для вас смету. Вот она…» «Мы остановились на том, что я обещал выслать информацию о новинках…» «Вы просили сообщить, каким будет решение по скидкам…».

Представьте, что вы видите своего клиента на вершине холма и бежите, чтобы сообщить о важном событии. Запыхавшись, вы можете выпалить лишь несколько самых важных слов. Это и должно быть в начале вашего письма. 

4. Клиенту непонятно, чего от него хотят.

Некоторые предложения выглядят так, словно вы бросили в клиента образцом товара и убежали. Сообщите адресату о том, что вы ждете от него, в какие сроки, и что вы сами готовы сделать.

Сравните:

Высылаю новый прайс, новинки обозначены желтым маркером. Всего наилучшего.

Высылаю новый прайс, новинки обозначены желтым маркером. Пожалуйста, до 18 часов завтрашнего дня сообщите, включать ли их в вашу заявку, чтобы я успела отдать заказ в производство.