Тылинская Наталия

Если задача не выполнена или выполнена не так, как нужно, в этом принято винить исполнителя. На самом деле довольно часто в провале виноват сам постановщик. Правильно описать, распланировать и донести до сотрудника суть поручения умеет не каждый руководитель, а ведь это умение — уже половина успеха. Если вы хотите, чтобы ваши люди работали эффективно и не умерли от переутомления, придется учиться.

Программы для совместной работы вроде Мегаплана значительно облегчают постановку задач, но, к сожалению, ими пользуются не везде. Сегодняшняя статья поможет вам научиться вдохновлять сотрудников на незаурядную работу. При этом не важно, используете вы программный инструмент для постановки задач или нет. Мы не призываем вас кардинально менять корпоративную культуру или срочно внедрять CRM. Мы лишь советуем пересмотреть слова и действия, которые вы используете при постановке задач. Рассказываем о частых ошибках и способах их исправления.

Наверняка вы знаете про американскую технологию SMART для определения целей. Мы тоже. Конкретность, измеримость, достижимость, уместность и ограниченность по времени — эти показатели, безусловно, важны. Но подход SMART формальный, а мы за то, чтобы при постановке задач учитывались особенности психологии работников и, конечно, национальный менталитет.

Ошибка 1. Приказ вместо задачи

Люди не любят выполнять приказы, зато им нравится решать интересные задачки. Правильно поставить задачу — значит, описать текущую ситуацию и дать исполнителю возможность самому определить, как на нее повлиять, чтобы улучшить или исправить. Свобода выбора, хотя и в рамках необходимого, накладывает на исполнителя ответственность за свой выбор и результат целиком, ориентирует его на рост и развитие. Приказы подразумевают только один путь выполнения и, как правило, в перспективе он тупиковый. И главное, если что-то не получается, виноватым всегда оказывается дурной начальник, отдающий глупые приказы.

Решая задачи самостоятельно, а не бестолково выполняя приказы, сотрудник становится хозяином своих решений, своей карьеры и жизни. Он понимает, что он не просто исполнитель, он творец. Если он выполняет такую задачу и получает требуемый результат, то испытывает гордость и ощущает себя героем.

Ошибка 2. Много лишних участников

Когда к решению задачи подключается много людей, работа всегда затягивается. Каждый высказывает свое мнение, и прийти к общему знаменателю практически невозможно. Обсуждение выходит из-под контроля и превращается в борьбу мнений. Ответственность размывается, а исполнителю приходится доказывать свою точку зрению даже тем, кто не имеет прямого отношения к задаче.

Не стоит привлекать к работе коллег только для того, чтобы заручиться их поддержкой или услышать всю палитру мнений. Также не нужно звать на помощь руководителя, если хочется «надавить авторитетом». Обычно такой маневр воспринимается всеми в штыки. Чтобы не погрязнуть в дискуссиях, приглашайте в помощники только тех, без чьего участия действительно не решить задачу.

Есть такой интересный психологический прием — в конце задачи добавлять вопросы. Тогда она превращается в диалог и исполнитель охотнее за нее берется. Например: «К нам обратился журнал "Персона" за комментарием. Нас просят письменно ответить на вопросы, которые прислала редакция, сегодня до 18.00. Как думаешь, это нам интересно?»

Мы специально сделали так, чтобы у каждой задачи в Мегаплане был только один ответственный. Других участников советуем добавлять в задачу лишь по мере необходимости. Кстати, пригласить нового участника достаточно просто: упомяните коллегу в комментарии через @ или !, он получит уведомление и автоматически добавится в задачу как аудитор.

Ошибка 3. Слишком длинное или очень короткое описание

Описать задачу так, чтобы всем всё было понятно, — большое искусство. Если объяснять задачу во всех подробностях, исполнитель может потерять нить и упустить важные детали. Если вы ставите задачу письменно в таск-менеджере, напишите самое основное и попробуйте посмотреть на свое описание со стороны. Все ли вам ясно? Если да, значит, и у других проблем с пониманием не будет. Когда исполнителю задача понятна с первого взгляда, он может сразу сесть за работу.

Так что будьте кратки, давая только самую необходимую для решения информацию. Но не впадайте в другую крайность: не описывайте задачу слишком сухо. Если исполнитель сразу не разберется, начнет задавать вопросы или, что хуже, постесняется спросить и домыслит за постановщика. В Мегаплане нужно принять задачу, прежде чем приступать к ее выполнению. Нажимая на большую зелёную кнопку, исполнитель подтверждает, что понял, в чем задача заключается, и обещает выполнить ее в срок.

Ошибка 4. Отсутствие дедлайна

Задача без указания крайнего срока обречена на провал. Когда непонятен приоритет и неясна срочность задачи, исполнитель будет откладывать ее в долгий ящик. Всегда будут находиться дела поважнее. Но дедлайн мало поставить, нужно еще правильно его рассчитать и преподнести в интересах исполнителя. Если просто взять дедлайн с потолка, у исполнителя не будет мотивации уложиться в срок. А вот если исполнитель поймет, от чего зависят сроки и что случится, если их сдвинуть, он постарается не подвести. Например, можно объяснить: «Если макет страницы сайта до следующего вторника не передать в отдел веб-разработки, нашей компании придется выплатить штраф, а отдел дизайна лишится премии».

Когда задача сложная и с долгим сроком исполнения, эффективно использовать вехи, или контрольные точки. Постановщик и исполнитель сверяют часы, корректируют промежуточными результаты и понимают, в правильном ли русле идёт работа. Не забыть вовремя вернуться к задаче в Мегаплане помогают напоминания: вы можете включить их через 5 минут, через час, на следующее утро или через неделю.

Мудрые руководители всегда ставят дедлайн с запасом: тогда если итоговый результат не устроит, будет время исправить ошибки. Когда вы пользуетесь таск-менеджером, вы можете контролировать исполнителей, не дергая их и не отвлекая от работы. Мегаплан отслеживает, онлайн ли сейчас сотрудник (Алена Старикова на скриншоте ниже точно не занята вашей задачей), давно ли он с ней работал, видел ли все ваши комментарии.

«Глазок» рядом с каждым сообщением показывает, сколько человек его прочитали и кто именно.

Если ответ исполнителя вам понравился, вы можете поставить «лайк» в виде сердечка. Так он сразу поймет, что вы одобряете его планы.

Ошибка 5. Бессмысленная переписка

Много времени в задачах уходит на препирательства. У каждого участника свой взгляд на ситуацию, которым он непременно делится с остальными. В ответ получает поддержку или, наоборот, критику. В итоге вместо того, чтобы заниматься решением задачи, ее участники спорят друг с другом и часто уводят обсуждение в сторону. На ровном месте возникают конфликты, ведь в переписке не различимы интонации и неровен час сделать неправильные выводы.

Оптимальное решение в ситуации, которая выходит из-под контроля, — созвониться с ключевыми участниками и обсудить все вопросы устно. Только сначала обязательно договоритесь о времени звонка, чтобы всем было удобно. После обсуждения не забудьте поставить новые задачи, отредактировать суть исходной задачи, если изменилась концепция, или запланировать дела. В Мегаплане очень удобно формировать дела и задачи из комментариев: достаточно выделить понравившееся предложение и выбрать из появившегося меню нужное действие.

Проблема 6. Немотивированный выбор ответственного

У исполнителя может возникнуть вопрос, почему задачу поручили именно ему. Особенно если у него есть коллеги с похожими обязанностями или того же уровня. Вопрос справедливый и достоин внятного ответа. Здорово, если ответ прозвучит так, чтобы сотрудник почувствовал за себя гордость. Например, вы можете сказать, что только ему доверяете столь ответственное задание и объяснить почему («потому что в прошлом месяце ты повысил конверсию сайта на 20%», «так как ты лучший менеджер по итогам месяца»). Поверьте, после такого объяснения у сотрудника не останется сомнений, что эта задача предназначена ему судьбой.

В Мегаплане выбирать исполнителя очень удобно. Когда вы наводите мышку на поле с ответственным, система предлагает выбрать сотрудника из готового списка, который состоит из тех, кому вы чаще всего назначали задачи. Это очень экономит время!

Универсальный алгоритм постановки задачи

Подведем итоги, описав общую схему формулирования и постановки задач. Она представляет собой пошаговый алгоритм, который поможет повысить количество и качество выполненных задач в вашей компании.

Убедитесь в необходимости задачи. На самом деле без многих задач можно обойтись. Ставьте задачу только в том случае, если она действительно нужна и принесет пользу. Обсудите этот вопрос с потенциальным исполнителем.

↓

Предупредите, прежде чем ставить. Особенно если задача срочная. Поинтересуйтесь у исполнителя, какая у него в данный момент нагрузка и объясните, чем вызвана срочность.

↓

Убедитесь, что вас правильно поняли. Попросите исполнителя повторить, что от него требуется, почему и к какому сроку. Многие слышат то, что хотят слышать, и это приводит к ошибкам.

↓

Опишите суть и поставьте дедлайн. После того, как вы обсудили задачу, зафиксируйте тезисы разговора письменно. Обязательно напишите, когда и какого результата ждете.

↓

Назначьте ответственного. Если дело требует участия нескольких специалистов, лучше поставить каждому подзадачу. К примеру, вы готовите посадочную страницу. Собираете команду из дизайнера, копирайтера и программиста. В общей задаче обсуждаете принципиальные вещи, в подзадачах каждый отвечает за свой фронт работ.

↓

Примите результат. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует, но при этом не отвлекает исполнителя от работы и не заставляет его нервничать.

Удобство такой схемы заключается в том, что она подходит абсолютно для любых задач. При этом исполнитель не будет чувствовать себя рабочей лошадкой, на которую взвалили непосильный груз. Таким образом, вы даете сотрудникам возможность проявлять инициативу и вместе с вами искать оптимальные решения задач. А компанию, в которой работают думающие и инициативные люди, всегда ожидает успех.