Сразу отмечу, что авторство не мое! Но очень классно и просто показывает и рассказывает про стили управления и в каких ситуация стоит применять тот или ной стиль управления.
Да и еще четкое определение понятия "неопределенность".
Кому будет интересная данная публикация?:
-
собственникам бизнеса
-
начинающим что то свое
-
тем, кто вовлечен в проекты и в проектное управление
-
всем кто познает больше, чем положено по работе,
Сразу хочу отметить, что если есть желание пообщаться с автором, то он отвечает. Из личного опыта.
Непредсказуемость среды и режим управления
Александр Сорокоумов
26 июня 2014 г. ·Чтение займет 8мин.
Если вы заблудились в горах, попали в отбойное течение на пляже или новый проект, первое, что вы сделаете - это кучу ошибок. Чем опаснее ситуация, тем дороже будет обходиться каждую из них. Когда времени и сил недостаточно, некоторые ошибки могут стать фатальными.
Возникает вопрос, как ли как-то к ним подготовиться? Как предотвратить или бы минимизировать количество ошибок и экстремальность последствий при возникновении ситуаций в жизни и бизнесе?
В 2002 году мне повезло попасть на семинар Александра Громова - редкого специалиста по управлению проектами. Он известен тем, что еще в советские времена в одиночку спланировал проект подготовки и запуска спутника. Проект был детализирован до элементарных операций, записан на листочках бумаги и размещен в виде графика Ганта на длинной стене коридора НИИ, занимался запуском.
Первое, что сказал нам автор, - это то, что проектное управление (которое тогда входило в моду как очередная панацея) далеко не для всех проектов и далеко не для всех ситуаций. И прежде чем запускать «проект», хорошо бы вначале оценить ситуацию и понять, какой режим управления будет для него наиболее оптимальным.
Годы, последовавшие за этим, подтвердили правоту лектора. Неправильная оценка ситуации и невозможность переключения в другой режим управления лежала в основе подавляющего числа проблем наших компаний-клиентов. Да что там говорить, - мы сами, в разработке собственных продуктов, напоролись на те же грабли (об этом напишу отдельно). И самое главное:
Большинство людей просто не знало о том, что режимы управления бывают разные.
В десятках семинаров и стратегических сессий мне приходилось снова и снова рассказывать про «четыре типа управления», которые потом были переименованы в «режиме управления». Как начать двигаться, поймите, в какой обстановке вы находитесь. Насколько окружающая среда вам знакома, изучена, предсказуема.
Начнем с самой тяжелой ситуации.
Представьте себе, что вы - командир диверсионной группы, заброшенной в тыл врага глубокой ночью. Рассвет вы встретили в середине болота. GPS нет, вместо него - лишь карта с приблизительным местом высадки. Режим полного радиомолчания. Задание: не позднее 14:00 послезавтрашнего дня взорвать склад боеприпасов в деревне Гадюкино.
Вы не знаете, была ли замечена ваша высадка. Лишь представляющее представляете расположение войск. И совершенно не представляете, как выбраться из болота. Ваши действия?
Вы попали в ситуацию наивысшей неопределенности. Здесь главное - избегать резких движений. Вы можете запланировать более одного шага - потому что каждый шаг может оказаться шагом в трясину. Вам нужно постоянно ухо востро на предмет использования, опасных животных (если деревня в джунглях) и травмоопасных ситуаций.
Наиболее подходящий режим здесь -
Инновационное управление
Его главное отличие в том, что существует только далекая цель, а текущие задачи меняются с каждым шагом. Вы занимаетесь планированием шага, выполнением его и анализом. Анализируйте сразу после старта: вы внимательно смотрите, погружается ли ваш сапог в болото глубже, чем обычно и не пора ли выдергивать ногу. Вы не можете себе позволить короткую перебежку вот к тому дереву. Вы медленно двигаетесь к этому дереву и постоянно смотрите вокруг и под ноги. Вполне возможно, что вам придется идти к другому дереву. Или залечь и отстреливаться.
Фокус внимания в этом режиме сосредоточен на ориентировании. Главное сейчас - получить максимум информации о том, где вы находитесь и в какую сторону лучше всего двигаться. Наградой будет выход на относительно сухую поверхность и переход к следующему режиму.
Программное управление
Предположим, вы справились. Сориентировались, вышли из болота, снова не встретились. Вы представляете себе, где находитесь и в какую сторону двигаться к складу. Но горизонт планирования у вас узок. Вы можете осуществить бросок вот до той полянки, или к краю шоссейной дороги, но что дальше - большой вопрос. Определяться придется там.
Здесь фокус внимания идет на обучение. Вы пробуете разные направления. Часто возвращаетесь на исходную точку. Отрабатываете наиболее эффективный способ перемещения, замеряете скорость, соотносите ее с картой и временем. И используйте полученный опыт для следующей попытки.
Последняя попытка проекта как мини-проект: сначала создается план попытки (отправить группу разведчиков к краю дороги). Каждая такая попытка в терминах А.Громова называется «программа». Также ее можно называть «мини-проект».
Если при выполнении вы столкнулись с противником - непредсказуемая среда взлетает до небес и вы, сразу же откатываетесь назад, в инновационный режим. Но если все пойдет нормально, и вы незаметно подберетесь к объекту и внимательно изучите его - тогда вы сможете перейти в следующий режим.
Проектное управление
У вас есть карта местности, данные о численности, бронетехнике, количество часовых, режим их дежурства и порядок смены. Вы изучили подступы к складу, поведение охраны, слепые зоны пулеметных вышек, защитные укрепления, линии связи и многое другое.
Теперь вы можете подробно спланировать операцию, подготовить план «а», план «б» и план «ч», а также несколько вариантов отхода. Распределить между бойцами роли, стартовые позиции, установить условные сигналы. Вы назначаете время начала операции, с запасом, чтобы успеть к дедлайну. Но не можете точно определить время ее завершения.
Операция будет с начала и до конца. Элементы неопределенности здесь есть - предсказать неопределенности действия здесь и те факторы, которые вам до сих пор не известны. Поэтому нужны планы «б» и «ч». Будет горячо, анализировать по ходу не получится. Максимум - вы сможете определить, когда переключаться на другой план, а когда пора отходить. Только после отхода вы получите передышку, чтобы все проанализировать.
Может случиться и так, что до анализа не дойдет - если ситуация будет разворачиваться непредсказуемо, придется переключиться на программное или инновационное управление.
Но если вам повезет, вы справитесь с заданием и сумеете вернуться к своим, тут у вас начнется полное раздолье.
Регулярное управление
Стандартное расписание и режим дня. Отчеты об операции, разбор полетов. Подготовка к новой операции, изучение ввода, тренировки. Стандартные цели и задачи на время подготовки, четко привязанные ко времени. Нормы, которые необходимо выполнять. И отдых - тоже строго по расписанию.
Все определено, предсказуемо и подконтрольно. Никакого стресса - знай себе, поддерживай процесс, чтобы он не отклонялся за рамки. Фокус внимания - на его стабильность.
Это была наша теория. А теперь переходим к практике.
У военных, пожарных, спасателей и прочих экстремальных профессий с практикой обычно хорошо. Их специально тренируют на действия в условиях высокой неопределенности. Они умеют ее замечать и быстро переключаться в адекватный режим управления. Намного хуже дела обстоят у людей неподготовленных.
Как ведет себя человек, попав в сложную ситуацию? Когда он чувствует опасность, он включает специальный участок мозга - миндалевидное тело (или миндалевидная железа, в височной доле). Дыхание учащается, снижается сердцебиение, снижается приток крови к пищеварительной системе и расширяется к мышцам. А сознание начинает бомбард сильными эмоциями - тревогой, страхом, гневом. Главная задача миндалевидного тела - направить к действию, способствующим выживанию.
Это отлично работает, если у вас в голове есть адекватная карта местности. Например, идете вы по городу, и вдруг в ближайшей к вам луже видите крокодила. Вы хорошо представляете себе, что делать: когда крикнуть, перемещаться, перемещаться, перемещаться, перемещаться.
Только вот крокодилы у нас в городе до сих пор не встречались. Гораздо вероятнее, что экстремальная ситуация наступит в той местности, для которой у вас нет адекватной мысленной карты. И вот здесь начинается самое интересное.
Миндалевидное начинает атаковать мозг требованием «что-то делать» и «немедленно убираться отсюда» - а карты-то у вас нет. Надо бы остановиться и посмотреть вокруг, но сделать это трудно - ведь ваш мозг бомбардируется тревогой и страхом, которые вот-вот перерастут в панику.
Если вы умеете распознавать такое состояние и подавлять эмоции силой воли - вам повезло. У вас есть возможность активизировать другой мозг - гиппокамп - который отвечает за познавательную активность и изучение окружающей среды. Но если у вас не получится справиться с эмоциями - ваше миндалевидное тело может полностью захватить управление. В этот момент оно отключает познавательную активность мозга.
Теперь сориентироваться невозможно - эта функция отключена. Но при этом нарастающая тревога и страх переходят в панику и требуют «немедленно убраться из опасного района». Человеку надо срочно действовать - и он начинает пользоваться теми же картами, которые были на момент «отключения».
Временные карты существуют лишь для двух режимов - регулярного и проектного, то немудрено, что ухватившись за них, человек попадает в иллюзию. Ему кажется он находится в одном из этих режимов. И «делать хоть что-нибудь» он пытается в соответствии с его правилами: «продолжать плыть к берегу» (фокус на стабильности процесса, но при этой карте старая, в которой отбойного течения просто нет), «сейчас заберемся на эту гору и там будет наша старая стоянка »(фокус на достижении отдаленной цели, но карта устарела - стоянка была на другой горе, немного похожей на эту).
Действовать приходится поспешно, на автомате, без оценки ситуации, без ориентировки на местности, без анализа ресурсов, без осмысления всех доступных возможностей. Без выбора. Ситуация усугубляется одним серьезным фактором:
Для человека неестественно признаваться себе, что он не знает, где находится
Не знать, где мы находимся для нас почти то же самое, что и не знать, кто мы есть. Поэтому мозг услужливо подбрасывает нам иллюзии.
Дальше и начинаются ошибки. Шаг за шагом вы уходите в непонятном направлении. И лишь тогда, угроза неминуемой смерти или угроза появится шанс посмотреть, наконец, на реальность и переключиться на правильный режим.
Что же делать? Понятное дело, тренироваться. Тренироваться обуздывать свои эмоции (об этом мы напишем отдельно). Чаще менять обстановку и тренироваться создавать новые карты для новой местности. Но самое главное - это научиться определять момент, когда у вас не оказалось подходящей «карты». Чем быстрее вы признаетесь себе, где вы - тем больше вероятность, что ошибок будет немного, и тем больше у вас будет шансов на спасение.
Чтобы обойти механизм, который «предохраняет» нас от этого неприятного открытия, можно воспользоваться подсказкой.
Каждый раз, решения, оценивая ситуацию, планирую поездку в Европу на выходные или просто подводя итоги дня. Хорошо ли я представляю себе эту местность (предстоящий маршрут)? Насколько она неизучена, непредсказуема, опасна?
Если вам кажется, что вы представляете ее себе хорошо, но вот результаты получают неожиданные - это первый признак того, что вы оказываете не там, где вам кажется.
Есть еще целая ситуация, когда нужно принимать данные сразу за данность, что вы попали черт-те куда и карты у вас нет, даже если она есть. Тут вариантов не бывает, это надо просто запомнить, как таблицу умножения.
Начало любого бизнеса, любые организационные изменения, любой кризис на рынке, любой серьезный конфликт с рынком, любая поездка в другую страну, любой пляж, новый поход и даже партнерская простая утренняя прогулка по местам горного отеля. Если вы запустили проект по изменению вашей компании, наведению в процесс или просто затеяли стратегическую сессию для топов - ждите сюрпризов. Вы пока плохо представляете себе, какую территорию вы там можете ожидать. Поэтому лучше всего заранее переключиться в инновационный режим.
Есть еще один подход, который нам подсказала одна из читательниц блога. При малейших сомнениях сразу же переключиться в инновационный режим. Если вы ошиблись, вы это быстро поймете. А переоценить опасность гораздо лучше, чем недооценить. Также вы можете тренироваться, периодически переходя в инновационный режим в самых обычных ситуациях, вроде похода в магазин или проведения рядового соглашения. Опыт тренировок однажды вам здорово пригодится ∗
Почитать : Лоуренс Гонсалес. Остаться в живых
это очень политкоректно
либо тебя...либо ты
лично я не понял
