Благодаря современной скорости жизни, интернету, границы нашего мышления, жизни, а главное бизнеса, отсутствуют все рамки. И купить билет в любую страну или забронировать отель стало не сложнее, чем заказать Бигмак в Макдаке.

Теперь поездки на деловые встречи, командировки стали на столько распространены, что если ты начинаешь работать руководителем, то это как само по себе разумеется.

Опыт моих командировок начался очень давно, когда будучи студентом я катался по стране и занимался коммерческой фотосъемкой для различных проектов (Яндекс панорамы и прочее). Далее, я начал работать руководителем одного из проектов компании Google и поездки в Москву или другие миллионники России стали, как поездки на метро. Сейчас, я езжу по странам с другими культурами и языком, но суть командировки не меняется.

Я помню, как я сидел и долго думал, а что взять с собой? Как спланировать командировку? Ведь чем выше твой пост и дальше страна, тем больше ответсвенности за командировку. Нужно просчитать не только количество трусов, которые тебе необходимы, но и просчитать свою поездку и работу ОТ и ДО. В общем, когда твоя поездка стоит не одну сотню тысяч, уровень ответственности растет, а ошибки становятся критичнее.

К чему я все это размазал, я долго хотел найти статью, которая бы включила в себя советы и подсказала, как свести к минимуму просчеты в сборе и подготовке. Увы… Такой статьи я не нашел, НО… Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам.

В этой статье я поделюсь опытом, а как у меня все это происходит.

1.   Заказать отель! 

Я пользуюсь http://www.booking.com. Здесь вы можете зайти, выбрать и забронировать любой отель. Я всегда предпочитаю искать отель, локально, рядом с нашим офисом (в той стране в которую я лечу), по-возможности в центре, с хорошим wi-fi, лучшими отзывами и ценой. Да-да, вы можете сказать, что такого не бывает.

Этот сайт чем и прекрасен, что можно всегда найти баланс «место-цена-wi-fi».

Совет! На букинг часто бывают новые отели, которые пиарят себя низкой ценой. К примеру, в Бишкеке я нашел дешманский отель, которому несколько месяцев от роду, с обслуживанием на 5 звезд.

2.   Билет на самолет. 

https://www.skyscanner.ru

Это сайт собирает информацию со всех сайтов, где вы можете купить билет на любое направление с максимально интересной ценой. Более того, вы можете сами построить себе маршрут и по пути глянуть что-нибудь интересное. К примеру, когда я летел в Монголию, я нашел дешевые билеты с пересадкой в Пекине более чем на 12 часов. И цена огонь! И есть возможность посмотреть другую страну. Так же, если вам не интересны долгие пересадки или нужен прямой рейс, вы тоже можете его найти.

3.   Сбор вещей. 

Я конечно фанат путешествий на легке. Но если вам предстоит не одна неделя и важные встречи, то костюмы, рубашки, туфли и прочее должны быть. Дак сколько же их брать? Я всегда исхожу из планов на командировку (о планировании поговорю ниже). Я беру по рубашке на один день встреч и пару костюмов. В любом случае у вас должна быть комфортная одежда, в которой вы можете свободно пережить дорогу и перемещаться в городе не в рабочее время.

Как все собрать: https://www.youtube.com/watch?v=fU9kj5zb3ro

4.   Питание. 

Не забывайте, что в любой стране вы турист! На вас захотят нажиться, поэтому я всегда читаю разные сайты о том, что сколько стоит. Предупрежден, значит вооружен. Если вы знаете, что можно в этом городе съесть стейк за 600 рублей, значит вы будете искать подходящее место для питания, где вы можете покушать за АДЕКВАТНЫЕ деньги.

К примеру, сайт http://gooper.ru

5. Деньги!

Конечно, visa и mastercard должны работать в любой стране, НО и тут можно попасть в ловушку. Пример, в славном городе Душанбе очень не просто снять деньги с Mastercard.

Второе, у вас может быть большая комиссия за снятие наличности, узнайте это в вашем банке. То что с VISA Electron есть проблемы это точно!

Но, я не призываю тащить все наличкой. Возьмите денег, которые вам необходимы на первые два дня в долларах, а остальное на карте. В любом случае, у вас будут деньги прожить несколько дней и понять, что к чему. Так же спросите у ваших местных коллег, какой банк выгоднее.

Для конвертации я постоянно пользуюсь эти сайтом https://www.calc.ru

6. Планирование работы.

Вот тут друзья, у многих огромные проблемы. Очень часто люди едут в командировку с мыслями: «Ух вырвался! Сейчас доберусь до места и решу, что делать» — это страшная ошибка. Вы должны четко представлять, для чего вы туда едите и подготовить план.

К вам в голову залезть тяжело и спланировать вашу поездку, но приведу пример, как это делаю я.

 Цель — провести разведку рынка, лично познакомиться с новым офисом, провести встречи с ключевыми (или потенциальными ключевыми) клиентам, провести обучение отдела продаж.

Срок — 2 недели.

• Разведка рынка. Конечно, вы должны поставить задачу своим подчиненным (которые работают там, куда вы летите) подготовить анализ рынка, что, как и где работает. Но вы должны сами проверить эту информацию, используя интернет.
• Встречи с ключевыми и потенциально-ключевыми клиентами. Так же задача для ваших подчиненных. Причем список должен быть готов, минимум, за неделю и выслан вам, чтоб вы имели время проверить этот список. При этом, вы с вашими подчиненными должны подготовить график встреч с этими клиентами, время должно быть назначено заранее. Приведу печальный пример, когда я собирался в Баку, наш руководитель меня уверил, что у них не принято назначать встречи заранее… Итог, когда я прибыл на место мы потратили кучу времени впустую, звоня и согласовывая эти встречи. И когда мы звонили, нам говорили «Надо было звонить заранее…».
• Знакомство с офисом. Явно, вам нужно подготовить какую-то речь и отрепетировать ее, чтоб не выглядеть глупо. Было бы круто, привести еще и сувенир.
• Обучение отдела продаж. Ох, дело очень серьезное и не простое. Вы должны подготовить расписание обучения и спланировать каждую минуту. Причем, если у вас есть большие доп. материалы или методички по продажам — вышлите их заранее. У меня есть большая методичка по продажам и я всегда отправляю ее за неделю до приезда на изучение. Конечно, они не станут лучше сразу продавать, прочитав ее. Но у них будет время ознакомиться, а по приезду вы сможете говорить, более менее, на одном языке. Более того, было бы здорово отрепетировать самому свое обучение.

Когда я летал в славный город Улан-Батор, все наши менеджеры говорят только на английском или монгольском языках. И я готовил все примеры, все вопросы, репетировал кучу раз, каждую минуту обучения.

Итог. У вас должно быть четко спланированное расписание каждого дня, каждого часа в вашей командировке. Вы должны четко понимать все ваши цели и пути решения их. Но естественно, все время должно браться с запасом. 

7. Имена. 

Я знаю, звучит глупо этот пункт, но для меня это главное правило. Запросите список имен всех сотрудников и выучите их или хотя бы научитесь произносить правильно. Разные религии, культуры и имена. Пример, у меня была девочка с именем Нарансатсрал и без подготовки очень тяжело произносить ее имя. А обращаться на Эй — грубо! Второе, просто спросите, как их можно называть кратко)

8. Девайсы. 

Сразу дам совет, если вы часто ездите в командировки — приобретите выносные аккумуляторы, которые позволят вам оставаться везде на связи. Лично у меня есть аккум для телефона и для мака. Я могу работать в самолете и не переживать за зарядку, а в чужой стране я могу быть на связи пару дней без подзарядки.

Причем, собирая вещи в командировку вы должны четко понимать, какие девайсы вам будут нужны. Подумайте о программном обеспечении, которое позволит вам работать спокойно. Т.е. установить переводчики, 1С, удаленный доступ к рабочему столу и кучу разных штук, которые вам пригодятся.

Подумайте, чем вы займете себя в самолете: игры, книги, музыка… Я всегда накачиваю кучу аудиокниг и пару фильмов, т.к. у вас будет время не только в самолете, но и вечером в отеле.

9. Развлечения. 

«Ой, какие развлечения, я же еду по работе! Оставьте это вашим боссам». Если у вас есть четкий, продуманный план, значит вы не будете бегать с горящей попой. Вы сможете потратить на себя вечер или выходной день. Иначе зачем ехать в другую страну или город и не увидеть местных достопримечательностей. Заранее спланируйте свое свободное время. Посмотрите в интернате, что советуют увидеть в данной стране. Почитайте отзывы и спланируйте пару мест.

Кстати, будет круто, попросить ваших коллег показать вам красивые места, за частую интересно не то, куда возят туристов, а то куда ходят местные). Пример, в Монголии я увидел самые бедные районы, где люди живут в юртах и это было куда увлекательнее, чем памятник Чингисхану!

10. Обычаи и культура. 

Даже в нашей необъятной стране, сосредоточено много религий и культур, не говоря уже о других странах. Потратьте время, изучите местные обычаи. Вам предстоит ездить на встречи с компаниями или взаимодействовать с вашей командой и понимание культур и следование местным обычаям даст вам огромный плюс.

11. Провести время с командой. 

У меня есть главное правило — наличие своих союзников, глаз и ушей в филиалах всегда хорошо. Спланируйте время и проведите вместе встречу в ресторане, узнайте друг друга ближе, расскажите о ваших планах на будущее. Первое, вы получите хорошие взаимоотношения с командой, второе, сможете их вдохновить на будущие победы.

Ну и мое главное правило — откинуть фамильярность, конечно многим это не подходит… Якобы статус, важность, но это все у вас в голове. Постройте хорошие, дружные отношения в ваших филиалах и это сыграет вам только в плюс.

12. Удобная сумка для ручной клади. 

Для себя я сделал главный выбор, во все командировки я еде со специальным рюкзаком. Первое, удобно ходить с ним, второе в него помещается все девайсы документы и прочее, самое главное у вас всегда под рукой.

Кстати, отличные рюкзаки здесь: https://www.thule.com/ru-ru/ru/backpacks

Ну что друзья, попытался составить список всех вещей, которые необходимы вам в деловой поездке. Главное — спланировать свою работу и все остальное будет)

Если у вас есть вопросы, с удовольствием на них отвечу!