Будем говорить не о «системах» вообще, а о конкретной «системе» — Системе продаж. Система продаж — понятие довольно ёмкое, поэтому автор приводит только несколько мыслей. Итак.

 

В понимании автора Система продаж — это хорошо отлаженный и правильно работающий «чёрный и одновременно прозрачный ящик». Почему ящик, с одной стороны, «чёрный»? Потому что есть «вход» и «выход». В этом случае у Генерального директора (далее — ГД) есть «инструмент», которым можно и нужно пользоваться, но не нужно разбираться, как это работает внутри. Почему ящик «прозрачный»? Потому что совершенно понятно, как он работает. На вход поступают запросы или задачи, на выходе — решения и результаты. Всё! Для ГД и руководителей подразделений входом является Коммерческий директор (КД). Другого входа быть не должно. Это и есть «ящик».

 

Пример использования такого инструмента

 

Допустим, ГД понимает, что компания почти не присутствует в сегменте (или отрасли) «Транспорт». При наличии Системы продаж ГД ставит задачу КД — начать активно работать с транспортной отраслью и иметь через год по этой отрасли оборот, скажем, XX млн. USD. Задача поступила на вход. На выходе ГД должен получить результат: «N-ое количество контрактов с транспортной отраслью с ранее указанным оборотом в ХХ млн. USD».

 

Уважаемый читатель скажет: «Так только в сказках происходит!» И я с этим не соглашусь. Почему?

 

Потому, что:

• не так сложно такой инструмент создать;
• чтобы создать такой инструмент («чёрный, но прозрачный ящик») как законченную систему, КД ранее «своими руками» эту систему долго и упорно отстраивал.

Что есть «отстраивал»? Создавал инфраструктуру, выделял центры ответственности, выделял роли и функции, распределял их по уровням в Системе продаж, объяснял сотрудникам в 35-ый раз почему так, а не иначе, внедрял формы отчетности, потом совместно с сотрудниками их модифицировал до тех пор, пока они не приходили к нужному, простому и понятному, виду.

 

Параллельно создавал систему мотивации. Потом Систему продолжали дорабатывать и уточнять. И на это ушло немало времени. При этом Система совершенствуется и сегодня, с одной стороны, согласно требованиям ГД и КД, с другой стороны — согласно требованиям рынка.

 

 

Что же является «Системой»? Это — «невидимая часть» (внутренняя инфраструктура блока продаж, общий бизнес-процесс и т.д.), которая «сама знает», что и как нужно делать при решении даже такой сложной задачи, как вход в новую отрасль. Участникам Системы продаж во главе с КД всё ясно.

 

Пример: ГД ставит задачу КД — войти в новую отрасль. Что происходит дальше?

1. КД ищет нового отраслевого руководителя совместно со службой HR.
2. Новый отраслевой руководитель ищет себе людей совместно со службой HR.
3. Команда работает по определенной схеме входа в отрасль, есть все инструменты, которые нужны.
4. Служба маркетинга знает, как правильно подключиться к решению этой задачи.
5. И так далее и тому подобное. То есть все участники Системы в курсе, что и как нужно делать, — и все начали работать. Разумеется, работу будет отслеживать и корректировать КД, а если нужно, то подключится и ГД.

Разумеется, в Системе продаж также отлажено взаимодействие с внешними службами (маркетинг, HR, пресейл и т.д.) И вот когда все необходимые бизнес-процессы (и внешние, и внутренние) уже отработаны и доведены до нужной эффективности, мы говорим, что Система внедрена.

 

Понятно, что это не быстро! Но как хорошо потом, когда Система начинает работать, как «черный ящик»! Насколько быстрее решаются новые задачи только потому, что не нужно долго и упорно объяснять, что хочется получить и как лучше это сделать.

 

 

Каков срок выстраивания такой Системы продаж? Как правило, минимум 2-3 года каждодневного труда и КД, и ГД.

 

Почему так? Потому, что наличие должностной инструкции совсем не означает, что это всё, что нужно. Основной каркас Системы должен отстраиваться КД по принципу доведения бизнес-процессов до нужной эффективности, а также жесткого пресечения лишних (или неверных) бизнес-процессов. Как в футболе. Только в нашем случае КД + ГД = вратари, которые «не пропускают». Иначе Система продаж перестанет быть «Системой» вследствие неконтролируемого нагромождения неверных или лишних бизнес-процессов.

 

Когда начинает появляться эффект? Когда все и каждый в Коммерческой дирекции чётко знает, что и как устроено, свои роли и функции. Как нужно делать — и особенно — как не нужно делать. Это уже «Система» со своим общим бизнес-процессом, своими правилами и особой спецификой взаимодействия.

 

Но! В этой системе работают творческие и креативные люди, а не роботы. Поэтому они должны творить, но соблюдать важные правила.

 

Уважаемый читатель скажет: «Да всё и так понятно!» Тем, кто так скажет, предлагаю задать себе вопрос: «А я готов приглашать КД для построения Системы продаж?» И внутренний ответ у многих будет таким: «Еще чего! Пусть несет клиентов и проекты, а с “Системой” мы уж как-нибудь разберемся!» Увы и ах!

 

«Детальное изучение отдельных органов отучает понимать жизнь всего организма».

 

Василий Ключевский

 

Теперь давайте посмотрим, зачем всё-таки нужна «Система». Самое интересное — это то, что, как только количество продавцов в Блоке продаж становится таким, что КД уже невозможно ими управлять, Система продаж «появляется сама»! Но только при условии, что владельцы бизнеса хотят расти дальше (и больше). Вот тогда возникает потребность, и Система продаж рано или поздно владельцами бизнеса выстраивается.

 

Например, мотивационный лист (мотивация продавцов) формируется для класса «Продавцы», чтобы не нужно было договариваться отдельно с каждым продавцом.

Бывает и иначе. Систему никто строить не хочет — слишком долго, рутинно и… компания просто не растёт.

 

Вывод

 

Система нужна для того, чтобы управлять большим количеством продавцов, реализовывать разделение территорий, кросс-продажи, фокусировать продавцов туда, куда необходимо компании.

 

Система позволяет работать с бОльшими объёмами. И проектными, и связанными с продажами. Когда компания реализует до 1 000 не самых простых проектов в год, мы же не предполагаем, что в компании работает пара десятков специалистов! Их 3 000-4 000. И продавцов не 4-5 человек, а, скажем, более 150.

 

То есть Система продаж является «Системой» тогда, когда есть общий бизнес-процесс, а большинство типовых операций реализуется почти автоматически. Если КД посчитал правильным какие-то операции или действия выполнять иначе, в этом случае ему достаточно сообщить об этом своим замам, которые по цепочке транслируют это до отдельного продавца, или изменить отдельные позиции в должностных инструкциях и поменять формы отчетности. Всё! Далее всё будет реализовываться «само по себе».

 

Собственно, так и работают Системы продаж в крупных компаниях, где продавцов довольно много.

 

Вот и получается, что Система продаж похожа, с одной стороны, на «черный ящик», в котором есть вход и выход и в который не нужно заглядывать. С другой стороны Система продаж похожа на «прозрачный ящик», в котором все бизнес-процессы понятны и которые в любой момент можно улучшить или изменить.

 

«Управлять многими — то же, что управлять немногими. Дело в организации».

 

Сун Цзы