Здравствуйте, господа!

У нас в Клубе Продажников периодически поднимается вопрос об организации распределенного отдела продаж, в котором сотрудники могут работать по всей стране. Одним из краеугольных камней в этом вопросе является сложность в оформлении трудовых отношений с такими сотрудниками. Ведь предполагается большая текучка, и оформлять трудовые договоры не хочется. В то же время платить зарплату в конвертах или эл.деньгами – тоже не вариант. Хочу предложить вам один из вариантов решения этой проблемы, который я нашел на просторах Интернета. А заодно и частичное решение проблемы дебиторки для небольшой фирмы. Думаю, Вам будет полезно. Если кто-то уже пользуется этим сервисом, прошу поделиться своим опытом в комментариях к статье. Статья под катом.
С уважением, Бармен.

---

У нас небольшая фирма по разработке веб-сайтов, в том числе Интернет-магазинов, на заказ. Большую часть работ по веб-дизайну, превентивному контент-менеджменту и копирайтингу делают физлица или ИП в удаленном режиме. Как говорит наш шеф: «самый хороший веб-мастер, это тот, которого никто не видел». Работали на доверии, за год удалось собрать надежную команду – кто сталкивался, знает, как это сложно. Сам я руководитель проекта и вся работа по взаимодействию с работниками лежит на мне.

Недавно шеф уволил старую бухгалтершу и взял новую по аутсорсингу. А  она потребовала, чтобы мы заключили официально договора со всеми фрилансерами. На трудовой договор брать команду мы не стали, фирма не резиновая, поэтому составили  договора на оказание услуг по статье 779 ГК РФ. Вот тут мы, что называется, приплыли: при таком раскладе акты о проделанной работе составляются и подписываются обеими сторонами раз в месяц. Работники мои живут кто в Ярославле, кто в Рязани, а одна копирайтерша вообще в Новокузнецке. Хоть у нас тут медом намазано, но в  Златоглавую с актами каждый месяц они ездить не будут.

Встал вопрос: как организовать обмен документами с физлицами в электронном виде, чтобы по закону и надежно? Договора на год мы, допустим, по почте России разошлем-подпишем, а как быть с ежемесячным отчетом? Через оператора ЭДО, через которого мы с налоговой общаемся? Но квалифицированной электронной подписи ни у кого из моей команды нет, чтобы ее получить надо 2500 отдать за саму подпись и 1500, как минимум, за сертификат сроком на год. И регистрация у оператора ЭДО тоже не даром – наших работников не заставишь пойти на такие траты.

Шеф мне подсказал: найди в Интернете «Электронный нотариус». Я, пока искал, думал, что шеф с дуба рухнул ошибся, как обычно. Зачем нам нотариус? Посмотрел – нет, сервис не завещания с доверенностями заверяет, а фиксирует электронную переписку. Там еще была фиксация страниц в сети Интернет и авторских произведений, потом тоже пригодилось. Никаких электронных подписей от адресатов не требовали, достаточно было зарегистрироваться на сайте. На клиента автоматически заводился личный кабинет и потом при переписке (с почты, с которой регистрировался) в состав адресатов надо было добавить адрес электронного нотариуса. Тогда все письма и вложения фиксировались в системе и хранились, но не на сервере, а в облачной системе – полная гарантия от взлома и искажения файлов.

Я на всякий случай сходил к юристам, спросил: «Можно пользоваться сервисом?». Юристы сказали: «Можно, только в договор надо добавить пункт, что стороны могут считать надлежащим образом оформленными Акты об оказании услуг при использовании системы обмена электронными документами «Электронный нотариус». Назвали мне статьи Гражданского кодекса – 160 и 434, которыми допускается такой обмен.

Так мы проблему обмена электронными документами с физлицами  решили. Попробовали работать с другими клиентами – небольшими фирмами, получилось. Ведь удобно: вся рабочая переписка в одном месте, никто не влезет со спамом или рекламой, не надо заводить электронные подписи и заморачиваться с роумингом разных систем УДО. А шеф с чистой совестью уволил одного из курьеров.

Постепенно мы освоили остальные разделы «Электронного нотариуса» и, представьте себе – пригодилось! Прежде чем передать работу заказчику мы теперь фиксируем авторские права на дизайн и тексты. А когда сайт принят и установлен в сети Интернет, фиксируем его страницы, заверенные печатью сервиса с указанием даты и времени. Для отчетности весьма полезно.

А тут случилась такая история. Один заказчик решил нас «кинуть» и не заплатить за сделанную работу под предлогом, что мы не прислали акт на бумаге. Сумма небольшая, но велика была обида! Мы заказали распечатку переписки и акта, заверенных печатью «Электронного нотариуса» ; юристы нашли прецедент – дело номер À40-13537/2013, где наши коллеги в подобной ситуации отсудили и оплату и неустойку. Все эти документы предъявили подлым заказчикам, и те сразу пошли на мировую.

Приятно, когда у тебя есть такой помощник, с которым чувствуешь себя уверенно.

Родионцев Андрей Витальевич, менеджер по работе с клиентами компании "Top-index"