Антон Корниенко

Реализация изменений в компании – проектная деятельность. Для того чтобы достигнуть намеченной цели, проектом нужно управлять. Один из элементов контроля проекта, которым я пользуюсь - контрольные точки. Наверняка – это знакомый вам термин из области управления проектами. Инструмент эффективный, однако, при неправильном обращении может привести к «затягиванию» или к «провалу» проекта.

Предлагаю посмотреть, как может производиться управления по контрольным точкам. А точнее, какое влияние оказывает подход, который мы применяем.

Что такое управление по контрольным точкам

Контрольные точки – это фиксированные во времени моменты сравнения плана с фактом. В них мы описываем, в какой момент времени будут выполнены запланированные задачи и что будет результатом их выполнения. Такой подход значительно облегчает контроль над проектом, как со стороны руководителя проекта, так и со стороны заказчика, которому важно видеть, какие результаты он получает.

В назначенный момент времени мы готовим отчёт, в котором описывается текущее состояние проекта.

• Что было сделано и каких результатов удалось достичь;
• Какие задачи не выполнены и какая идёт задержка;
• Насколько активна и результативна была рабочая группа;
• Какие идеи были рождены в ходе выполнения задач и прочее.

И вот перед нами отчёт, где результаты не соответствуют ожиданиям.

Какая может быть первая реакция на просроченные задачи?

Найти причины, почему не были выполнены задачи, найти виновного и наказать.

Понаблюдайте, с каким вопросом вы работаете, если результаты неудовлетворительны?

Если это вопрос «Почему так получилось и кто в этом виноват?», проследите, куда приведёт вас этот вопрос. По моему опыту, этот вопрос ведёт в сторону, отличную от достижения результата. Внимание переводится на поиск виноватых. И, скорее всего, поиск закончится наказанием. Приведёт ли он к качественному исполнению задач и достижению поставленных целей?

«Виновных накажем. Давайте догонять график, чтобы в следующей контрольной точке всё было, как запланировано!».

Стоп.

Для чего нужен контроль?

Для того чтобы наказать или чтобы отслеживать соответствие полученных результатов запланированным? Чтобы понимать насколько Вы и ваша компания приблизилась к поставленным целям?

Да. И что важнее, контроль, как элемент управления – даёт возможность привести к результату.

Произошли изменения. Идёт отклонение от первоначального плана. Можно направить все усилия на то, чтобы «догнать» плановые сроки. Можно найти виноватых и наказать. Поможет? Вряд ли. Ведь ничего не изменилось. Как делали, так и будут продолжать делать. Фокус внимания переместился на исправления, то есть на процесс «бурной деятельности». Делаем, чтобы делать. Про цели уже никто и не помнит. Зачем и для чего это делается?

Делаем контроль конструктивным

Давайте посмотрим под другим ракурсом. Пусть в контрольной точке запланированные результаты не соответствуют фактическим. Не спешите действовать по привычному сценарию. Попробуйте задать вопросы.

• Что важно сейчас?
• Цель ещё актуальна?
• Ситуация изменилась. Не изменилась ли сама цель?
• Что сейчас требует большего внимания?
• Где мы «находимся» сейчас? Отметьте по шкале от 1 до 10 насколько ситуация соответствует ожиданиям.
• Какой будет идеальный результат? Что такое 10 баллов в достижении результата?

Попробуйте описать текущую ситуацию и принять её, как исходную, как точку отсчёта. Дальнейшее планирование будем производить отсюда. Если необходимо – скорректируйте цель. Вы приблизились к ней на один шаг и теперь можете рассмотреть её более детально.

Заметили разницу?

• В первом варианте, контроль используется как инструмент наказания. При этом внимание сужается и концентрируется на проблеме, от чего проблема только растёт. Цель выпадает из фокуса и становится неважна. А значит и недостижима. Такой контроль ограничивает, сковывает и не даёт движения.
• Во втором случае, мы открываем пространство вариантов пути достижения цели. Цель остаётся в фокусе внимания. И для её достижения мы находим решения, формируем план действий, делаем конкретные шаги, которые приводят к запланированным результатам.

Если на контроль смотреть, как на способ отслеживания прогресса продвижения, как на определение и понимание текущей ситуации, как на оценку, замера расстояния до цели, то появляется возможность вносить корректировки. Мы получаем возможность управлять изменениями. Возможность влиять на достижение результата.

Обсудить выпуск вы можете в блоге.