Шишкина Ирина

II. РАБОТА НА СТЕНДЕ

Во второй части нашего «выставочного» опуса мы рассмотрим непосредственно работу на стенде. 

Материал рассчитан на руководителей, однако многие его части будут полезны для исполнителей, как своеобразная инструкция по применению – с точки зрения организации своей работы и с точки зрения повышения своего профессионализма в "шефовых" глазах.

2.1. Подготовка стенда

В зависимости от стенда и дополнительного материала, который планируется использоваться в течение выставки, декора и используемого оборудования, Вам понадобятся сотрудники, которые будут назначены ответственными за сборку стенда и за то, чтобы все вернулось в офис после окончания выставки. Делаю акцент на том, что это должны быть одни и те же люди. Вы скажете, что это и так понятно. Однако чаще всего случается следующая ситуация: въезжает на выставку первый сотрудник, отрабатывает день/два, а уезжает его смена. В результате отчего-то не хватает 120 каталогов, 3 бутылок коньяка и вот тех двух миленьких подушечек с золотыми рюшечками. Безусловно это не приведет Вашу компанию к банкротству. Сейчас не приведет. Такими мелочами расхолаживается коллектив и, что намного важнее, Вы сами, как руководитель.

И так, для того, чтобы понимать, что входит в понятие подготовки стенда, мы должны быть в курсе, какие стенды существуют в принципе.

- линейный стенд – такой вид Вы могли заметить на любой выставке. Это стенды, которые расположены в одной линии по отношению к другим стендам. Чаще всего они несут  информативную функциональную нагрузку. Идеальный вариант для тех, кто просто хочет "поприсутствовать". Стоимость такого стенда минимальная, а, поскольку посетители и сами участники бегают в поисках выхода\кофе\туалета, проходимость таких стендов достаточно высока. На таком стенде работают один-два человек. Как правило, рабочее место собирается организаторами выставки еще до Вашего приезда. В стандарт-набор Вы можете взять стол, подставку под печатную продукцию, стул, а то и два, корзину для мусора. Можно заехать с утра в день открытия выставки.

- угловой стенд - отличается тем, что имеет две обзорные стороны. Как понятно из названия, такой стенд располагается в углу. Достаточно тяжело на таком стенде расположить что-либо, поскольку нужно оставить не просто рабочее пространство, а и свободный проход с обеих сторон. Идеально подходит, если наглядный материал\образцы Вашей продукции могут быть расположены на боковых панелях (стенах). Инфо-стол консультанта на таком стенде также лучше поставить возле одной из боковых панелей. А подсобное помещение сделать в углу с помощью ширмы.

- "полуостров" и "остров" - вид на стенд открывается с трех и четырех сторон соответственно. Такие конструкции чаще всего располагаются в центральных частях павильонов. Хорошо подходят для демонстрации оборудования или продажи с пола крупногабаритного товара. Такие стенды лучше собирать накануне дня открытия выставки, также открытые большие стенды нужно поддерживать в чистоте – их проходимость больше еще и за счет тех ленивых посетителей, которые с помощью Вас "срежут" себе дорогу. (Имейте это в виду, когда будете готовить рекламную продукцию - она должна быть такой, чтобы легко можно было захватить на бегу).

- сквозной стенд - на своем опыте могу отметить это вид, как самый оптимальный. В зависимости от товара/услуг, которые Вы представляете, Вы легко можете варьировать площадью, а два входа/выхода на противоположных сторонах делают стенд доступным для посетителей сразу с двух проходов. К тому же при таком расположении "дверей" очень удобно располагать "внутренности" стенда.  По поводу чистоты – в принципе как и у островов. Поэтому, кстати, неплохо было бы иметь при себе пылесос. Либо же заранее обсудить этот вопрос с организаторами выставки. Еще одним плюсом в такой конструкции является то, что подсобное помещение представляется возможным сделать практически незаметным. Даже если он будет играть роль кухни и его площадь будет существенной.

Также существует понятие открытого и закрытого стендов. Открытые, как Вы поняли – это все, где посетители и консультанты общаются на открытой местности без ширм и прочих преград. Закрытые стенды используют зачастую в качестве имиджевой фишки. Такие стенды "густо" декорируются, соответственно времени на его подготовку необходимо в разы больше. А также присутствие дизайнера, который придумывал всю корпоративную красоту. Такие стенды выгодны для Вашего общения с клиентами, где Вы можете потрапезничать и выпить за долгосрочное сотрудничество. В зависимости от правил конкретного экспо центра, на закрытых стендах даже позволяется курить.

Обращаю Ваше внимание на то, что вне зависимости от вида конструкций, перед тем как завозить свое оборудование, стенд нужно помыть. В прямом смысле этого слова. При сборке панелей на них остаются отпечатки пальцев, пыль, пятна, на полу соответственно также пыль, грязь и прочие результаты рабочей деятельности. Имейте это в виду для правильного инструктажа по вопросу внешнего вида Ваших сотрудников - белые рубашки не лучший вариант для уборки.

2.2. Сколько человек должно быть на стенде?

Зависит от функциональной нагрузки Вашего стенда. Если информационная – достаточно будет одного-двух консультантов, если планируется работа с новыми клиентами – три минимум, для того, чтобы по возможности один встречал. Если у Вас на стенде столики (по типу кафе) для работы с постоянными клиентами, в таком случае работающих менеджеров должно быть по количеству столиков, столько же – для работы с посетителями "в зале". По умолчанию, при таком режиме работы  один выполняет роль хозяйственного характера.

(Далее мы с Вами обсудим вопросы занятости менеджеров во время выставки, так что рано возмущаться на тему "зачем так много сотрудников отрывать от производства").

2.3. Внешний вид сотрудников

Мы в предыдущей части немного затрагивали этот вопрос. Поэтому сильно повторяться не будем. Вне зависимости от того, есть ли у Вас в компании дресскод или нет, внешний вид должен быть опрятным. Стиль – в зависимости от направления деятельности компании. Выставка – это не всегда галстуки и костюмы. Имейте ввиду, что на стенде работают софиты. Из-за них крайне жарко. Предупредите об этом своих сотрудников, чтобы они правильно оделись для комфортной работы. И, конечно, следует обратить внимание на стенды, расположенные у входа в павильон или в переходах между ними. В данном случае возможны сквозняк и просто холодно.

К внешнему виду отнесем и свежесть лица с утра. Не ограничивайте сотрудников в выборе развлечения на вечер – они в любом случае это сделают. Особенно если это другая страна, или просто город. Но будьте строги к их состоянию с утра и применяйте жесткие меры. Помните – стенд – это лицо Вашей компании. И даже если Вы производите спиртные напитки, уместным состояние "после вчера" не будет все равно. Подбирайте крепких сотрудников =) Возможно Вам придется устроить корпоратив, после которого и определитесь с сотрудниками, подходящими для работы на выставке =)

2.4. Работа с клиентами на стенде

Кому говорить "Добрый день"? Всем. Безусловно всем проходящим\приходящим. Конечно, не стоит устраивать турецкий базар и затягивать к себе за руку, но пригласить можно. Основная задача, чтобы сотрудник "на входе" улыбался. Всегда.  Он, естественно, не солдатик на входе в мэрию и имеет право заниматься какими-то делами (что-то поправлять, писать, "работать" на ноутбуке), но глаза всегда должны быть в народ.

Сотрудники, которые работают непосредственно на стенде с образцами продукции, приравниваются к продавцам-консультантам элитного магазина одежды. Дежурные "Чем могу быть полезен" и "Вам что-то подсказать" получат свои законные отрицательные ответы. Технологии продаж мы здесь рассматривать не будем, поскольку это отдельная большая тема, и к тому же не раз затронутая на форуме. Но обратим внимание на минимальный набор действий.

Во-первых, выясните контактные данные: ФИО, должность, сферу деятельности, контакты. Для таких случаев пусть Ваш отдел маркетинга разработает анкеты.  Или же пусть Ваши сотрудники запоминают информацию и выясняют все в ходе непринужденного разговора "о погоде". Кстати, отличный вариант - поговорить ни о чем. Лучше не использовать блокнотик во время простого разговора. Это будет выглядеть в лучшем случае забавно, в худшем – посетитель будет просто бояться сказать лишнего. Все-таки «что написано пером…» как говорится. А вот после общения – пожалуйста. Сколько душе угодно, можно хоть роман выписывать об удивительной встрече. Конечно, это не касается тех моментов, когда клиенту что-то обещается. В этом случае информацию желательно записать не только себе, но и клиенту. Он должен понимать, что ему не просто наобещали бесплатную фуру с орешками на пробу, а ему действительно позвонят с вопросом уточнения адреса и нет ли у него аллергии на фундук.

Во-вторых, посетитель должен быть обеспечен всей возможной и необходимой информацией. Буклет, визитка, образец. Для пущей значимости печатной продукции можно написать там что-то от руки. Скидку, личный телефон менеджера, название коллекции, или название нового фильма, о котором вспомнили во время разговора. Здесь уместно все, что заставит посетителя сохранить  информационный листик на какое-то время.

Если у Вас на стенде предусмотрено длительное общение с клиентом, например оформление заказа или регистрация – позаботьтесь о том, чтобы клиент не умирал от жажды и голода. Вода с газом\без и мелкие закусочки "на пожевать" должны быть на столе – орешки, конфетки, маленькие пироженки. Что касается кофе и чая. Обратите внимание на то, что кофе бывает растворимый и заварной, с молоком, со сливками и просто с сахаром, а чай может быть зеленым, черным и фруктовым и некоторые с удовольствием добавят кусочек лимончика.

Если у Вас предусмотрен алкоголь, закуски должны быть немного посерьезнее. Например, фрукты и мини сендвичи. (В случае, если Вы сотрудничаете с иностранными компаниями, не упускайте из вида национальные особенности.  Не стоит турецким гостям приносить сало).

Обычно возникает вопрос, что делать менеджерам? Есть, пить или как? В обычной жизни когда Вы принимаете кого-то в гости, Вы же присаживаетесь за стол. (Другое дело если речь идет об обеде. Конечно же, менеджеры должны обедать в специально отведенных для этого местах: либо местных кафе, либо в подсобном помещении).

А что делать, если работы на стенде нет? В таком случае отправляем менеджеров "в поля". Это в любом случае надо сделать. а уж если этому представилась такая возможность - грех ей не воспользоваться. Не пугайтесь - часть выставки по-любому будет "пустой", и напротив - некоторые дни могут пройти в режиме "не поднимая головы".

III. РАБОТА НА ВЫСТВАКЕ (ЧУЖИЕ СТЕНДЫ)

З.1. Клиенты

Да. На одной тематической выставке могут присутствовать как Ваши клиенты, так и Ваши поставщики.

Помните про гору, которая никак не хотела идти? И ведь вовсе не из-за простого каприза она так поступала. Так и в нашем случае – клиенты не идут к нам на стенд просто потому что не могут покинуть свой. А как можно упустить шанс пообщаться с клиентом? Отправляем своих менеджеров. Если у Вас в компании есть закрепление клиентов за конкретными сотрудниками, тогда отправляйте их по очереди – пусть делают обход каждый по своим. В нагрузку удобно отправлять новичков-стажеров – пусть впитывают и учатся у "старших".

О чем говорить с клиентами на стенде? Многие менеджеры совершают одну и ту же ошибку – приходят к клиенту, здороваются, осматривают стенд или рекламную продукцию и уходят. Какой результат это принесет? Найдите причину визита. Это важно. И легко. Например:

- поинтересоваться «между нами, девочками» о новом клиенте с  непонятной статуей на стенде;

- восхититься стендом клиента;

- поинтересоваться, с чем приехали на выставку;

- вместе обсудить плохую организацию мероприятия;

- поплакаться друг другу по поводу того, что мало посетителей;

- поговорить о Ваших конкурентах;

- поговорить о результатах выставки у клиента;

- узнать его планы на будущее;

- и т.д.

Информацию, полученную в ходе таких визитов, следует записывать сразу же (естественно, не на глазах у клиента). Мы ее потом будем обрабатывать.

3.2. Поставщики

В этом пункте под "поставщиками" можно понимать многое. Это и производители материалов для Вашего производства, и производители товара, который Вы импортируете, и продавцы канцтоваров, которые Вы закупаете для сувенирной продукции для своих клиентов, и потенциальные в том числе.  В любом случае нужно быть в курсе всех участников выставки, на которую Вы решились приехать.

Кстати, для таких "обзорных" экскурсий нам снова становятся полезными наши стажеры.

В принципе, работа на стенде у поставщиков – это работа у Вас на стенде наоборот.  Сбор информации такой же – контактные данные, необходимая информация о компании, рекламная продукция, образцы, каталоги и т.д. В данном случае стенография в блокноте очень даже уместна.

3.3. Конкуренты

В случае работы с конкурентами, нужно использовать сразу две тактики:

- стажеров (все-таки польза от стажеров на выставках колоссальная!) отправляйте заниматься шпионажем. Их в лицо еще никто не знает, и они еще не специалисты, поэтому у них легко получится сыграть роль "безграмотных" потребителей. Обратите внимание, чтобы Ваши стажеры не отправились шпионить с бейджем Вашей компании и ежедневником, в который будут записывать каждое слово конкурентов. Все нужно делать красиво. Обращайте внимание на мелочи – если за окном холодно, то у стажера как минимум должна быть куртка в руках =)

- штатных сотрудников отправляйте налаживать контакт – это полезно. Во-первых, врага нужно знать в лицо. Во –вторых, с врагом нужно дружить - другу можно много рассказать, в том числе пожаловаться и другу можно помочь. Простое правило, которое помогает удерживать позиции лидера – уважайте своих конкурентов. Рынка хватит на всех. У конкурентов можно поучиться как хорошему - такая своеобразная профилактика своих будущих ошибок.

Менеджеры часто сталкиваются с проблемой "как подойти", "что спросить", "как представиться". Из своего опыта вынесла несколько моментов:

- если Ваши конкуренты "выставляются", значит они хотят, чтобы их увидели, поэтому нет ничего зазорного в том, что Вы зайдете к ним на стенд;

- будьте дружелюбно настроены;

- не скрывайте кто Вы и не врите;

- попробуйте наладить контакт для того, чтобы Вы могли обсуждать общие профессиональные вопросы;

- окажите конкуренту услугу личного характера (помогите открыть бутылку с водой, поднимите упавшую папку, помогите запустить промо-ролик и т.д.);

- ведите себя прилично и уважительно по отношению к конкуренту – рассматривайте и читайте все, что захотите, не стоит тот час же записывать увиденное или услышанное;

- если Вы встретились на стенде конкурента со своим клиентом – поздоровайтесь, но не более. Помните – Вы в гостях. А с клиентом обсудите все за пределами стенда;

- если конкуренты раздают новые программы и прайсы – Вы имеете право попросить Вам их предоставить. Ведь Вы в любом случае их возьмете у своих клиентов, а просьбой лично Вы проявите уважение;

- экспериментируйте! Ищите самый комфортный для Вас способ общения с конкурентами. Это как холодные звонки – неприятно, но имеет потрясающий эффект =)

Вопрос, о котором забыла упомянуть ранее – что делать, если конкуренты пришли к Вам в гости? Улыбнитесь, поздоровайтесь, пусть смотрят и пытаются получить нужную им информацию. Естественно, вы не обязаны уделять им внимание. Но и грудью закрывать вход на стенд тоже не следует.

В конце концов, когда конкурент развивается, есть стимул развиваться самим.

3.4. Семинары, презентации

Часто на выставках проходят дополнительные открытые мероприятия в форме мастер-классов, семинаров, тренингов и презентаций. Заранее о них можно узнать у организаторов, а также слушать аудио анонсы в течение дня.

Это могут быть обучающие семинары, на которые Вы можете отправить своих сотрудников; мастер-классы и тренинги – хорошая мотивация для стажеров. Также среди ОМ могут быть презентации Ваших конкурентов – обязательно посетите.

В первой части я упоминала о том, что и самим можно провести подобное мероприятие. Подумайте об этом. Отличный и эффективный инструмент дополнительного продвижения.

3.5. Фуршет

Приятная часть выставки. Чаще всего количество мест на фуршете ограничено. Поэтому, если от Вашей компании помимо Вас могут пойти еще несколько человек – подойдите к выбору ответственно (берите с собой коммуникабельных и «натасканных» специалистов). Фуршет – возможность неформального общения с клиентами, конкурентами и, что немаловажно, с организаторами выставки. С ними тоже надо дружить.

3.6. Едем домой

Вот мы и подошли к тому самому приятному моменту – собираем вещички и в родной офис.

Помните, кто там у Вас занимался заездом на выставку? Вот-вот. Именно этот человек несет ответственность за все, что возвращается домой.

Стенд нужно сдать организатором. Покажите им, что Вы не прожгли сигаретами панели и ковролин и не присвоили розетку и корзину для мусора. Оставьте после себя приятное впечатление. Если Вы останетесь с организаторами в хороших отношениях, Вы только выиграете – Вам смогут в следующий раз "застолбить" место, не поставить рядышком с ненавистным конкурентом или просто согласиться на рассрочку.

Я поздравляю Вас с добросовестно отработанной выставкой =)

А в следующей части мы поговорим о том, что делать со всей полученной информацией, каталогами, буклетами, заказами и как сделать так, чтобы выставка не прошла напрасно.

Всем удачи и отличного настроения! =)